Спершу зазначимо, що згідно з абзацом 16 ст. 1 ЗУ «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.1993 № 3814-XII кожна юридична особа мусить мати систематизований перелік назв справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ. Тобто — номенклатуру справ, відповідно до якої документи зберігають за місцем формування справ у службі діловодства чи інших структурних підрозділах установи з моменту створення чи надходження і до передавання на зберігання в архів установи.
Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затв. наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 (далі — Перелік № 578/5), є нормативно-правовим актом, призначеним для використання всіма підприємствами при визначенні строків зберігання документів, їх відборі на постійне та тривале (понад 10 р.) зберігання або для знищення.
Перелік № 578/5 побудований за функціональним принципом. Тобто главами цього Переліку є найменування функцій (напрямів діяльності) організації. Серед таких функцій, зокрема, — управління охороною праці, створення роботодавцем безпечних умов праці.
Читайте на порталі
Статті Переліку № 578/5 використовують під час складання номенклатури справ як окремих підрозділів, так і організації. Він містить не заголовки конкретних справ, а види документів.
Витяг з Переліку типових документів, наведений нижче, стане у пригоді під час визначення й внесення до номенклатури справ організації конкретних справ, до складу яких входять документи, що стосуються й питань охорони праці.
Скачати витяг Строки зберігання документів з охорони праці
(понад 60 найменувань)
Строки зберігання документів, визначені у Переліку типових документів, є мінімальними, їх не можна скорочувати. А от продовження в організаціях строків зберігання документів, передбачених цим Переліком, допускається, але лише за умови, що цю потребу спричинено специфічними особливостями роботи конкретної організації.
Крім конкретних строків, звертаємо увагу на умовні позначення деяких строків зберігання. Так строк зберігання «До ліквідації організації» переважним чином установлено для організацій, у діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду (НАФ).
Завантажуйте інструкції
Позначка «ЕПК» поряд зі строком зберігання деяких видів документів означає, що рішення про внесення до НАФ або знищення цих документів для організацій — джерел формування НАФ приймають експертно-перевірні комісії державного архіву. Строк зберігання «Постійно» означає, що такі документи належать до НАФ і підлягають довічному зберіганню.
Строк зберiгання документiв обчислюють з 1 сiчня року, наступного за роком закiнчення справи (п. 4 гл. 2 розд. V Правил зберігання документів). Наприклад, обчислення строку зберiгання справ, завершених у 2016 роцi, починається з 01.01.2017 р.
Окремі службові документи, зокрема й з питань охорони праці, які установа створює у процесi своєї дiяльностi чи отримує від інших установ, після закiнчення строкiв їх зберiгання слід знищити.
Більш детально про те, як потрібно правильно зберігати документи з питань охорони праці, розповідає експерт.
