Содержание статьи
- Общая информация и нормативное регулирование вопроса сроков хранения документов по охране труда
- Структура Перечень типовых документов
- Скачать выдержку Сроки хранения документов по охране труда
- Условные обозначения сроков хранения документов по охране труда
- С какого момента начинается отсчет срока хранения документа по охране труда
Общая информация и нормативное регулирование вопроса сроков хранения документов по охране труда
Для начала стоит отметить, что согласно абзацу 16 ст. 1 Закона Украины «О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях» от 24.12.1993 № 3814-XII каждое юридическое лицо должно иметь систематизированный перечень названий дел, которые формируются в его делопроизводстве, с указанием сроков хранения дел. То есть, номенклатуру дел, в соответствии с которой документы сохраняют по месту формирования дел в службе делопроизводства или иных структурных подразделениях учреждения с момента создания или поступления и до передачи на хранение в архив предприятия.
Перечень типовых документов, образующихся в процессе деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утв. приказом Министерства юстиции Украины от 12.04.2012 № 578/5 (далее – Перечень № 578/5), является нормативно-правовым актом, предназначенным для использования всеми предприятиями при определении сроков хранения документов, их отборе на постоянное и длительное (более 10 лет) хранение или для уничтожения.
Структура Перечень типовых документов
Перечень № 578/5 построен по функциональному принципу. То есть главами этого Перечня является наименование функций (направлений деятельности) организации. Среди таких функций, в частности, – управление охраной труда, создание работодателем безопасных условий труда.
Статьи Перечня № 578/5 используют при составлении номенклатуры дел, как отдельных подразделений, так и организации в целом. Он содержит не заголовки конкретных дел, а виды документов.
Выдержка из Перечня типовых документов, приведенная ниже, пригодится при определении и внесение в номенклатуру дел организации конкретных дел, в состав которых входят документы, касающиеся и вопросов охраны труда.
Скачать выдержку Сроки хранения документов по охране труда
(более 60 наименований)
Сроки хранения документов, определенные в Перечне типовых документов, являются минимальными и их нельзя сокращать. А вот продление в организациях сроков хранения документов, предусмотренных настоящим Перечнем, допускается, но только при условии, что эта потребность вызвана специфическими особенностями работы конкретной организации.
Документы по охране труда
Условные обозначения сроков хранения документов по охране труда
Кроме конкретных сроков, обращаем внимание на условные обозначения некоторых сроков хранения. Так срок хранения «До ликвидации организации» преимущественным образом установлено для организаций, в деятельности которых не создаются документы Национального архивного фонда (НАФ).
Отметка «ЭПК» наряду со сроком хранения некоторых видов документов означает, что решение о внесении в НАФ или уничтожение этих документов для организаций – источников формирования НАФ принимают экспертно-проверочные комиссии государственного архива. Срок хранения «Постоянно» означает, что такие документы относятся к НАФ и подлежат вечному хранению.
Охрана труда на предприятии
С какого момента начинается отсчет срока хранения документа по охране труда
Срок хранения документов вычисляют с 1 января года, следующего за годом окончания дела (п. 4 гл. 2 разд. V Правил хранения документов). Например, исчисление срока хранения дел, завершенных в 2016 году, начинается с 01.01.2017 г.
Отдельные служебные документы, в том числе по вопросам охраны труда, учреждение создает в процессе своей деятельности или получает от других учреждений, после окончания сроков их хранения следует уничтожить.
Детальней о том, как нужно правильно хранить документы по вопросам охраны труда, рассказывает эксперт.
