Загальна інформація про накази з охорони праці на підприємстві, нормативне регулювання та види наказів. Скільки потрібно зберігати накази з охорони праці на підприємстві?
Загальні відомості про накази з охорони праці та їх види
Будь-яка діяльність підприємства має бути регульованою. Причому не тільки законами та загальнодержавними правовими документами, а й локальними нормативними актами. Саме до них і належать накази з охорони праці, пожежної безпеки та безпеки життєдіяльності. Вони, залежно від завдань, мети чи цінності, поділяються на певні види та групи.
Найпоширенішим є поділ наказів з охорони праці за строками зберігання:
тривалого;
тимчасового.
Критерієм такого поділу є ступінь важливості інформації, що була зафіксована у наказі, а також, скільки потрібно часу, щоб виконати поставлені у ньому завдання. Загалом, строки зберігання наказів визначено у спеціальному Переліку, який було затверджено 12.04.2012 наказом Мінюсту № 578/5 (далі — Перелік № 578).
Водночас, відповідно до типу відносин, які регулює той чи інший наказ про охорону праці, його зараховують до однієї з таких груп наказів:
з основної діяльності;
з адміністративно-господарських питань;
з кадрових питань.
Варто зазначити, що для документів, які належать до кожної із цих груп, окремо формується справа, в якій вони зберігаються (наказ Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5).
Характеристика групи наказів з основної діяльності
Назва цієї групи документів розкриває їхню суть. Саме в таких наказах закріплено основні управлінські рішення щодо найважливіших (основних) питань діяльності підприємства чи організації, установи.
наказ про затвердження переліку шкідливих чи небезпечних робіт, за виконання яких законом передбачено надання пільг тощо.
Для цих наказів статтею 16-а Переліку № 578 встановлено такі строки зберігання:
постійно (для установ, у процесі діяльності яких створюються документи НАФ – Національного архівного фонду);
до ліквідації (для установ, де відсутні документи Національного архівного фонду).
ВАЖЛИВО!
Разом із такими наказами слід зберігати і додатки, що були затверджені ними. Це можуть бути інструкції або положення, списки чи плани тощо. На кожному додатку обов’язково проставляється нумерація
Накази з охорони праці на підприємстві, які належать до групи «з основної діяльності», повинні бути підшитими до загальної справи «Накази директора (назва організації) з основної діяльності», яка передбачена зведеною номенклатурою для документів керівника з основної діяльності організації.
Накази з адміністративно-господарських питань: поняття, види, строки та порядок зберігання
Це такий вид документів, в яких прописують певні завдання, що обмежені в часі. Для прикладу, проведення медоглядів або перевірки знань з ОП тощо. Також до цієї групи належать накази:
Накази з ОП, що належать до цієї категорії, зберігають мінімум 5 років, незважаючи на те, чи є організація суб’єктом створення документів НАФ (ст. 16-б Переліку № 578).
Вони формуються до окремої справи: «Накази директора (назва організації) з адміністративно-господарських питань».
Група наказів з кадрових питань
Серед документів з ОП є такі, що забезпечують соцзахист працівників (для осіб, залучених до виконання робіт із важкими та шкідливими умовами праці — наказ про надання щорічної додаткової відпустки, а також про відрядження для участі в ліквідації наслідків катастроф, аварій). Саме такі накази з охорони праці належать до групи «з кадрових питань».
Згідно з Переліком, їх зберігають 75 років. Вони повинні міститися у справі: «Накази директора (назва організації) з кадрових питань тривалого строку зберігання». Якщо наказом затверджено об’ємний документ (250 аркушів), дозволяється сформувати його в окрему справу.
УВАГА!
Не можна групувати разом накази з охорони праці тривалого (75 років) та тимчасового (5 років) строків зберігання
