Звіти з охорони праці. Коли та як подавати

Подавати звітність — обов’язок роботодавця, однак часто він уповноважує на це конкретних осіб, зокрема спеціалістів з охорони праці. Зорієнтуватися в лабіринтах законодавства допоможе наша стаття.

▶ Як провести внутрішній аудит охорони праці ◀

Звітність з праці 2023 / 2024

Згідно з чинним законодавством респонденти (юридичні особи, відокремлені підрозділи юридичних осіб, які розташовані на території України та за кордоном, фізичні особи — підприємці) зобов’язані безоплатно надавати у визначені строки, в повному обсязі, за формою, передбаченою звітно-статистичною документацією, органам державної статистики достовірну інформацію, у тому числі з обмеженим доступом, і дані бухгалтерського обліку.

З метою подальшого вдосконалення державного статистичного спостереження щодо обстеження підприємств із питань статистики праці й отримання повної, всебічної та об’єктивної статистичної інформації наказом Держстату України від 30.03.2023 № 128 (далі — наказ № 128) затверджено нові форми: № 1-ПВ (місячна) «Звіт із праці» та № 1-ПВ (квартальна) «Звіт із праці». Наказ Держстату від 12.05.2022 № 87, яким було затверджено попередні форми цих звітів, втратить чинність з 1 лютого 2024 року.

Відповідно до наказу № 128 нові форми вводяться в дію починаючи зі звіту:

• за січень 2024 року — №1-ПВ (місячна) «Звіт із праці»;
• за І квартал 2024 року — №1-ПВ (квартальна) «Звіт із праці»;

Терміни подання нових форм залишилися без змін тобто:

• для місячної форми — не пізніше 7-го числа місяця, наступного за звітним періодом;
• для квартальної форми — не пізніше 7-го числа місяця, наступного за звітним періодом.

Тобто вперше за новими формами № 1-ПВ (місячна) звіт потрібно буде подати за січень 2024 року — до 7 лютого та за І квартал 2024 року № 1-ПВ (квартальна) — до 7 квітня. 

Важливо пам'ятати, що подання квартальної форми не скасовує обов’язку подати місячну форму.

Як і раніше, зазначені форми подаються юридичними особами та відокремленими підрозділами юридичних осіб до відповідного територіального органу Держстату.

Бережіть себе та своїх працівників:

• Як організувати роботу працівників і підприємств під час воєнного стану
• Пам’ятка: Як захистити працівників від переохолодження
• Як укомплектувати аптечку на випадок надзвичайної ситуації

Звіт за формою № 1-ПВ (місячна)

Під час подання звіту у 2023 році потрібно викорисовувати форму, затверджену наказом Держстату від 12.05.2022 № 87. Востаннє звіт за цією формою подають у січні 2024 року за грудень 2023 року.

При заповненні форми звіту № 1-ПВ (місячна) «Звіт із праці» слід керуватися:

• наказом Держстату України від 12.05.2022 № 87, яким затверджено форму державного статистичного спостереження № 1-ПВ (місячна) «Звіт із праці»;
• Інструкцією зі статистики кількості працівників, затвердженою наказом Держкомстату України від 28.09.2005 № 286;
• Інструкцію зі статистики заробітної плати, затвердженою наказом Держкомстату України від 13.01.2004 № 5, зі змінами, внесеними наказом Держстату від 17.01.2023 № 15;
• роз’ясненням Держстату України від 31.10.2022 № 19.1.2-12/45-22 щодо показників форми державного статистичного спостереження 1-ПВ (місячна) «Звіт із праці»;
• наказом Держстату України від 10.11.2022 № 279 «Про затвердження Змін до деяких форм державних статистичних спостережень» щодо конфіденційності адресної частини форм у зв’язку з прийняттям Закону України «Про офіційну статистику»;
• додатковим роз’ясненням Держстату України від 08.12.2022 щодо заповнення форм № 1-ПВ (місячна) «Звіт із праці» в умовах воєнного стану.

Починаючи зі звіту за січень 2024 року потрібно керуватися наказом № 128 та затвердженою ним формою.

Джерелами інформації для показників форми № 1-ПВ (місячна) є дані первинної облікової документації підприємств, установ, організацій.

Дізнайеся, протягом якого строку потрібно зберігати документи з охорони праці

Звіт за формою № 1-ПВ (квартальна) «Звіт із праці»

Під час заповнення Звіту із праці № 1-ПВ (квартальна) слід користуватися:

• наказом Держстату України від 12.05.2022 № 87, яким затверджено форму державного статистичного спостереження № 1-ПВ (квартальна) «Звіт із праці»;
• Інструкцією зі статистики кількості працівників, затвердженою наказом Держкомстату України від 28.09.2005 № 286;
• Інструкцію зі статистики заробітної плати, затвердженою наказом Держкомстату України від 13.01.2004 № 5, зі змінами;
• розʼясненням Держстату України від 31.10.2022 р. № 19.1.2-12/44-22 щодо показників форми державного статистичного спостереження 1-ПВ (квартальна) «Звіт із праці»;
• наказом Держстату України від 10.11.2022 № 279 «Про затвердження Змін до деяких форм державних статистичних спостережень» щодо конфіденційності адресної частини форм, в зв’язку з прийняттям Закону України «Про офіційну статистику»;
• додатковим роз’ясненням Держстату України від 08.12.2022 щодо заповнення форм № 1-ПВ (квартальна) «Звіт із праці» в умовах воєнного стану.

Починаючи зі звіту за І квартал 2024 року потрібно керуватися наказом № 128 та затвердженою ним формою.

Показники форми № 1-ПВ (квартальна) визначаються відповідно до положень Інструкції зі статистики кількості працівників (пункти 1.2 та 1.3 глави 1) та Інструкції зі статистики заробітної плати.

Якщо підприємство, установа, організація має структурний/ні підрозділ/ли, то у формі № 1-ПВ (квартальна) відображаються дані щодо номера, найменування, виду та коду економічної діяльності відповідного підрозділу.

При цьому дані щодо номера підрозділу повинні бути тотожними даним номера структурного підрозділу, які відображено за формою № 1-ПВ (місячна).

Слід зазначити, що в формі № 1-ПВ (квартальна) інформація розміщується на дискретній основі, тобто окремо за І, ІІ, ІІІ, ІV квартали.

Форма № 1-ПВ (квартальна) складається із п’яти розділів:

• кількість штатних працівників;
• втрати робочого часу штатних працівників;
• склад фонду оплати праці штатних працівників;
• кількість і фонд оплати праці окремих категорій працівників;
• інформація про укладання колективних договорів станом на 31 грудня звітного року (раз на рік у звіті за IV квартал).

Крайньою датою подачі квартальної форми за IV квартал 2023 року буде 08.01.2024.

Дізнайтеся більше від наших фахівців:

• Як складають санітарно-гігієнічну характеристику умов праці
• Як проходять перевірки з охорони праці
• Пам’ятка роботодавцю. Як створити безпечні й здорові умови праці

Звіт за формою № 1-ПВ (умови праці) (один раз на два роки)

Форма державного статистичного спостереження № 1-ПВ (умови праці) «Звіт про умови праці, пільги та компенсації за роботу зі шкідливими умовами праці» затверджена наказом Держстату України від 30.03.2023 № 127 (далі – наказ № 127). Оновлену форму потрібно буде подавати, починаючи зі звіту за 2023 рік.

Наказ Держстату України від 25.06.2021 № 170, яким раніше була затверджена форма № 1-ПВ (умови праці), визнано таким, що втратить чинність з 01 січня 2024 року.

Умови праці є сукупністю факторів виробничого середовища і трудового процесу, які впливають на здоров’я і працездатність людини під час виконання нею трудових обов’язків. А шкідливі умови праці — це стан умов праці, за якого рівень впливу одного або більше факторів виробничого середовища та/або трудового процесу перевищує допустимий.

Звіт № 1-ПВ (умови праці) юридичні особи та їх відокремлені підрозділи мають надіслати до територіального органу Держстату України в електронній формі один раз на два роки не пізніше 28 лютого, наступного за звітним роком.

Форма складається із двох розділів:

• розділ І — «Умови праці працівників на 31 грудня звітного року»;
• розділ ІІ — «Пільги та компенсації працівникам за роботу зі шкідливими умовами праці та за особливий характер праці на 31 грудня звітного року».

Визначення показників за формою № 1-ПВ (умови праці) здійснюється відповідно до:

• Інструкції зі статистики кількості працівників від 28.09.2005 № 286 зі змінами від 05.10.2006 № 466;
• роз’яснення Держстату України щодо показників цієї форми від 02.08.2021 №19.1.2-12/35-21.

В адресній частині форми № 1-ПВ вказують ідентифікаційний код ЄДРПОУ та інші дані суб’єкта господарювання:

• найменування респондента;
• місце розташування — юридична адреса;
• територіальна громада;
• адреса здійснення діяльності, щодо якої подається форма звітності (фактична адреса).

При складанні та поданні державної статистичної звітності за формою № 1-ПВ (умови праці) у разі відсутності даних необхідно поставити у прямокутнику позначку – V та зазначити одну з наведених нижче причин відсутності даних:

• одиниця припинена або перебуває в стадії припинення;
• тимчасово призупинено економічну діяльність через економічні чинники/карантинні обмеження;
• проведено чи проводиться реорганізація або передано виробничі фактори іншій одиниці.

Якщо показники форми заповнені, то блок інформації щодо відсутності даних не заповнюється.

У Роз’ясненні від 02.08.2021 № 19.1.2-12/35-21 Держстат також поінформував, що показники форми ґрунтуються на даних документів первинного обліку:

• № П-1 «Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу»;
• № П-2 «Особова картка працівника»;
• № П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки»;
• № П-4 «Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)»;
• наказів щодо проведення атестації робочих місць за умовами праці, про затвердження переліку робочих місць, виробництв, робіт, професій і посад, працівники яких мають право на пільги та компенсації, зокрема на пільгове пенсійне забезпечення, карт умов праці на кожне враховане робоче місце або групу аналогічних місць, документів бухгалтерського обліку та інших документів, передбачених чинним законодавством.

Опис інформації у формі № 1-ПВ (умови праці) наведений у додатку 2 до Методологічних положень державного статистичного спостереження «Умови праці на підприємствах», затверджених наказом Держстату України від 02.10.2023 № 277.

Як подавати звіти з праці

З 1 січня 2023 року набув чинності Закон України від 16.09.2022 № 2524-IX «Про офіційну статистику». Статтею 10 цього Закону передбачено, що статистична та фінансова звітність подаються респондентами — виробникам офіційної статистики виключно в електронній формі із застосуванням кваліфікованого електронного підпису.

Для електронного звітування можна скористатися безкоштовним сервісом «Кабінет респондента» за посиланням: https://statzvit.ukrstat.gov.ua

Згідно з Інструкцією зі статистики кількості працівників, затвердженою наказом Державного комітету статистики України від 28 вересня 2005 № 286, юридична особа подає форми державних статистичних спостережень за місцезнаходженням, включаючи дані щодо відокремлених та структурних підрозділів (виробництв, цехів, відділень, дільниць тощо), які розташовані на одній з нею території (місто, район).

Відокремлені підрозділи, розташовані на іншій адміністративній території (місто, район), ніж їхнє головне підприємство, подають форми державних статистичних спостережень з праці безпосередньо органу державної статистики за місцезнаходженням: районному (міському) або головним управлінням статистики в Автономній Республіці Крим, областях, м. Києві, Управлінню статистики в м. Севастополі за їхньою вказівкою.

Якщо відокремлені підрозділи не ведуть первинного обліку щодо робочого часу та нарахувань заробітної плати працівників, звіти за них складає юридична особа (головне підприємство) і надає органу державної статистики за місцезнаходженням несамостійного підрозділу.

Якщо підприємство має структурні підрозділи, що розташовані на іншій адміністративній території (місто, район) або займаються іншими видами діяльності, ніж саме підприємство, та складають значну питому вагу (не менше 30%) у загальній кількості працівників, підприємство подає органу державної статистики за своїм місцезнаходженням форми державних статистичних спостережень з праці щодо структурних підрозділів із зазначенням їхньої території розташування та виду економічної діяльності.

Система Охорона праці

• Як укомплектувати аптечку на випадок надзвичайної ситуації

Відповідальність за неподання звітів з охорони праці

Частина перша статті 186³ Кодексу України про адміністративні правопорушення (КпАП) регламентує, що на посадових осіб підприємств та громадян — суб’єктів підприємницької діяльності накладають штраф розміром від 10 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (НМДГ), якщо вони:

• не подали органам державної статистики дані для проведення державних статистичних спостережень або подали їх недостовірними, не в повному обсязі, не за формою, яку передбачає звітно-статистична документація, чи із запізненням;
• не забезпечили належний стан первинного обліку;
• порушили порядок ведення Єдиного державного реєстру підприємств і організацій України.

Якщо протягом року після накладення адміністративного стягнення посадові особи та громадяни — суб’єкти підприємницької діяльності повторно вчинили дії, які передбачає ч. 1 ст.186³ КпАП, на них накладають штраф розміром від 15 до 25 НМДГ (ч. 2 ст. 186³ КпАП).

Розглядати справи і накладати адміністративні стягнення мають право керівник Держстату України, його заступники, а також інші уповноважені керівником посадові особи цього органу (ст. 244³ КпАП).