Отчетность по охране труда. Когда и как подавать

Подавать отчетность — обязанность работодателя, однако часто он уполномочивает на это конкретных лиц, в частности, специалистов по охране труда. Сориентироваться в лабиринтах законодательства поможет наша статья.

▶ Как провести внутренний аудит охраны труда ◀

Отчетность по труду 2023 / 2024

Согласно действующему законодательству респонденты (юридические лица, обособленные подразделения юридических лиц, расположенные на территории Украины и за рубежом, физические лица — предприниматели) обязаны безвозмездно предоставлять в определенные сроки, в полном объеме, по форме, предусмотренной отчетно-статистической документацией, органам государственной статистики достоверную информацию, в том числе с ограниченным доступом, и данные бухгалтерского учета.

С целью дальнейшего совершенствования государственного статистического наблюдения по обследованию предприятий по вопросам статистики труда и получения полной, всесторонней и объективной статистической информации приказом Госстата Украины от 30.03.2023 № 128 (далее — приказ № 128) утверждены новые формы: № 1-ПВ (месячная) «Отчет по труду» и № 1-ПВ (квартальная) «Отчет по труду». Приказ Госстата от 12.05.2022 № 87, которым были утверждены предыдущие формы этих отчетов, утратит силу 1 февраля 2024 года.

Согласно приказа № 128 новые формы вводятся в действие, начиная с отчета:

• за январь 2024 года — № 1-ПВ (месячная) «Отчет по труду»;
• за І квартал 2024 года — № 1-ПВ (квартальная) «Отчет по труду»;

Сроки представления новых форм остались без изменений:

• для месячной формы — не позднее 7-го числа месяца, следующего за отчетным периодом;
• для квартальной формы — не позднее 7-го числа месяца, следующего за отчетным периодом.

То есть впервые по новой форме № 1-ПВ (месячная) отчет нужно будет подать за январь 2024 года — до 7 февраля, и за I квартал 2024 года по новой форме № 1-ПВ (квартальная) — до 7 апреля. 

Важно помнить, что подача квартальной формы не отменяет обязанности подать месячную форму.

Как и раньше, указанные формы подаются юридическими лицами и обособленными подразделениями юридических лиц в соответствующий территориальный орган Госстата.

Берегите себя и своих работников:

• Как организовать работу работников и предприятий во время военного положения
• Памятка: Как защитить работников от переохлаждения
• Как действовать, если на предприятии произошел несчастный случай

Отчет по форме № 1-ПВ (месячная)

При подаче отчета в 2023 году нужно использовать форму, утвержденную приказом Госстата от 12.05.2022 № 87. Последний раз отчет по этой форме подают в январе 2024 года за декабрь 2023 года.

При заполнении формы отчета № 1-ПВ (месячная) «Отчет по труду» следует руководствоваться:

• приказом Госстата Украины от 12.05.2022 № 87, которым утверждена форма государственного статистического наблюдения № 1-ПВ (месячная) «Отчет по труду»;
• Инструкцией по статистике количества работников, утвержденной приказом Госкомстата Украины 28.09.2005 № 286;
• Инструкцией по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата Украины от 13.01.2004 № 5, с изменениями, внесенными приказом Госстата от 17.01.2023 № 15;
• разъяснением Госстата Украины от 31.10.2022 № 19.1.2-12/45-22 относительно показателей формы государственного статистического наблюдения 1-ПВ (месячная) «Отчет по труду»;
• приказом Госстата Украины от 10.11.2022 № 279 «Об утверждении изменений в некоторые формы государственных статистических наблюдений» относительно конфиденциальности адресной части форм в связи с принятием Закона Украины «Об официальной статистике»;
• дополнительным разъяснением Госстата Украины от 08.12.2022 по заполнению форм № 1-ПВ (месячная) «Отчет по труду» в условиях военного положения.

Начиная с отчета за январь 2024 года следует руководствоваться приказом № 128 и утвержденной им формой.

Источниками информации для показателей формы № 1-ПВ (месячная) являются данные первичной учетной документации предприятий, учреждений, организаций.

Узнайте, в течение какого срока нужно хранить документы по охране труда

Отчет по форме № 1-ПВ (квартальная)

При заполнении Отчета по труду № 1-ПВ (квартальная) следует пользоваться:

• приказом Госстата Украины от 12.05.2022 № 87, которым утверждена форма государственного статистического наблюдения № 1-ПВ (квартальная) «Отчет по труду»;
• Инструкцией по статистике количества работников, утвержденной приказом Госкомстата Украины от 28.09.2005 № 286;
• Инструкцией по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата Украины от 13.01.2004 № 5, с изменениями;
• разъяснением Госстата Украины от 31.10.2022 № 19.1.2-12/44-22 относительно показателей формы государственного статистического наблюдения 1-ПВ (квартальная) «Отчет по труду»;
• приказом Госстата Украины от 10.11.2022 № 279 «Об утверждении Изменений в некоторые формы государственных статистических наблюдений» относительно конфиденциальности адресной части форм, в связи с принятием Закона Украины «Об официальной статистике»;
• дополнительным разъяснением Госстата Украины от 08.12.2022 по заполнению формы № 1-ПВ (квартальная) «Отчет по труду» в условиях военного положения.

Начиная с отчета за I квартал 2024 года следует руководствоваться приказом № 128 и утвержденной им формой.

Показатели формы № 1-ПВ (квартальная) определяются в соответствии с положениями Инструкции по статистике численности работников (пункты 1.2 и 1.3 главы 1) и Инструкции по статистике заработной платы.

Если предприятие, учреждение, организация имеет структурное/не подразделение/ния, то в форме № 1-ПВ (квартальная) отображаются данные по номеру, наименованию, виду и коду экономической деятельности соответствующего подразделения.

При этом данные по номеру подразделения должны быть тождественны данным номера структурного подразделения, которые отражены по форме № 1-ПВ (месячная).

Следует отметить, что в форме № 1-ПВ (квартальная) информация размещается на дискретной основе, то есть отдельно за I, II, III, IV кварталы.

Форма № 1-ПВ (квартальная) состоит из пяти разделов:

• количество штатных работников;
• потери рабочего времени штатных работников;
• состав фонда оплаты труда штатных работников;
• количество и фонд оплаты труда отдельных категорий работников;
• информация о заключении коллективных договоров по состоянию на 31 декабря отчетного года (раз в год в отчете за IV квартал).

Крайней датой подачи квартальной формы за IV квартал 2023 года будет 08.01.2024.

Узнайте больше от наших специалистов:

• Как составляют санитарно-гигиеническую характеристику условий труда
• Как проходят проверки по охране труда
• Памятка работодателю. Как создать безопасные и здоровые условия труда

Форма № 1-ПВ (условия труда)

Форма государственного статистического наблюдения № 1-ПВ (условия труда) «Отчет об условиях труда, льготах и ​​компенсациях за работу с вредными условиями труда» утверждена приказом Госстата Украины от 30.03.2023 № 127 (далее – приказ № 127). Обновленную форму нужно будет подавать, начиная с отчета за 2023 год.

Приказ Госстата Украины от 25.06.2021 № 170, которым ранее была утверждена форма № 1-ПВ (условия труда), будет признан утратившим силу, начиная с 01 января 2024 года.

Условия труда являются совокупностью факторов производственной среды и трудового процесса, которые влияют на здоровье и работоспособность человека при выполнении им трудовых обязанностей. А вредные условия труда — это состояние условий труда, при котором уровень влияния одного или более факторов производственной среды и трудового процесса превышает допустимый.

Отчет № 1-ПВ (условия труда) юридические лица и их обособленные подразделения должны направить в территориальный орган Госстата Украины в электронной форме один раз в два года не позднее 28 февраля, следующего за отчетным годом.

Форма состоит из двух разделов: 

• раздел I «Условия труда работников на 31 декабря отчетного года»;
• раздел II «Льготы и компенсации работникам за работу с вредными условиями труда и за особый характер труда на 31 декабря отчетного года».

Определение показателей по форме № 1-ПВ (условия труда) осуществляется в соответствии с:

• Инструкцией по статистике численности работников от 28.09.2005 № 286, с изменениями от 05.10.2006 № 466;
• Разъяснением Госстата Украины относительно показателей этой формы от 02.08.2021 № 19.1.2-12/35-21.

В адресной части формы № 1-ПВ указывают идентификационный код ЕГРПОУ и другие данные субъекта хозяйствования:

• наименование респондента;
• местоположение — юридический адрес;
• территориальная община;
• адрес ведения деятельности, по которому подают форму отчетности (фактический адрес).

При составлении и представлении государственной статистической отчетности по форме № 1-ПВ (условия труда) при отсутствии данных необходимо поставить в прямоугольнике отметку – V и выбрать одну с приведенных ниже причин отсутсвия данных:

• единица прекращена или находится в стадии прекращения;
• временно приостановлена экономическая деятельность из-за экономических факторов/карантинных ограничений;
• проведена или проводится реорганизация или переданы производственные факторы другой единице;

Если показатели формы заполнены, блок информации об отсутствии данных не заполняется.

В Разъяснении от 02.08.2021 № 19.1.2-12/35-21 Госстат также проинформировал, что показатели формы основываются на данных документов первичного учета:

• № П-1 «Приказ (распоряжение) о принятии на работу»;
• № П-2 «Личная карточка работника»;
• № П-3 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска»;
• № П-4 «Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта)»;
• приказов о проведении аттестации рабочих мест по условиям труда, об утверждении перечня рабочих мест, производств, работ, профессий и должностей, работники которых имеют право на льготы и компенсации, в частности на льготное пенсионное обеспечение, карт условий труда на каждое учтенное рабочее место или группу аналогичных мест, документов бухгалтерского учета и других документов, предусмотренных действующим законодательством

Описание информации в форме № 1-ПВ (условия труда) приведено в приложении 2 к Методологическим положениям государственного статистического наблюдения «Условия труда на предприятиях», утвержденных приказом Госстата Украины от 02.10.2023 № 277.

Как подавать отчеты по труду

С 1 января 2023 вступил в силу Закон Украины от 16.09.2022 № 2524-IX «Об официальной статистике». Статьей 10 настоящего Закона предусмотрено, что статистическая и финансовая отчетность представляются респондентами — производителям официальной статистики исключительно в электронной форме с применением квалифицированной электронной подписи.

Для электронной отчетности можно воспользоваться бесплатным сервисом «Кабинет респондента» по ссылке: https://statzvit.ukrstat.gov.ua

Согласно Инструкции по статистике численности работников, утвержденной приказом Государственного комитета статистики Украины от 28.09.2005 № 286, юридическое лицо представляет формы государственных статистических наблюдений по местонахождению, включая данные об обособленных и структурных подразделениях (производств, цехов, отделений, участков и т.п.), расположенных на одной с ним территории (город, район).

Обособленные подразделения, расположенные на другой административной территории (город, район), чем их главное предприятие, представляют формы государственных статистических наблюдений по труду непосредственно органу государственной статистики по местонахождению: районному (городскому) или главным управлениям статистики в Автономной Республике Крым, областях, г. Киев, Управлению статистики в г. Севастополе по их указанию.

Если обособленные подразделения не ведут первичный учет рабочего времени и начисления заработной платы работников, отчеты по ним составляет юридическое лицо (главное предприятие) и предоставляет органу государственной статистики по местонахождению несамостоятельного подразделения.

Если предприятие имеет структурные подразделения, расположенные на другой административной территории (город, район) или занимающиеся другими видами деятельности, чем само предприятие, которые имеют значительный удельный вес (не менее 30%) в общем количестве работников, предприятие представляет органу государственной статистики по своему местонахождению формы государственных статистических наблюдений по труду относительно своих структурных подразделений с указанием их территории расположения и вида экономической деятельности.

Система Экспертус охрана труда

• Как укомплектовать аптечку на случай чрезвычайной ситуации

Ответственность за непредставление отчетов по охране труда

Часть первая статьи 186³ Кодекса Украины об административных правонарушениях (КоАП) регламентирует, что на должностных лиц предприятий и граждан — субъектов предпринимательской деятельности налагают штраф размером от 10 до 15 не облагаемых необлагаемых минимумов доходов граждан (НМДГ), если они:

• не подали органам государственной статистики данные для проведения государственных статистических наблюдений или подали их недостоверными, не в полном объеме, не по форме, которую предусматривает отчетно-статистическая документация, или с опозданием;
• не обеспечили надлежащее состояние первичного учета;
• нарушили порядок ведения Единого государственного реестра предприятий и организаций Украины.

Если в течение года после наложения административного взыскания должностные лица и граждане — субъекты предпринимательской деятельности повторно совершат действия, которые предусматривает ч. 1 ст. 186³ КоАП, на них накладывают штраф в размере от 15 до 25 НМДГ (ч. 2 ст. 186³ КоАП).

Рассматривать дела и налагать административные взыскания вправе руководитель Госстата Украины, его заместители, а также другие уполномоченные руководителем должностные лица этого органа (ст. 244³ КоАП).