Розглянемо приклад, коли помилкове вживання терміна «оформлення» може призвести до неправильного тлумачення порядку дій. Відповідно до пн. 47 Порядку проведення розслідування та ведення обліку нещасних випадків, професійних захворювань і аварій на виробництві, затвердженого постановою КМУ від 30.11.2011 № 1232 (далі — Порядок № 1232), «Акти за формою Н-5 і Н-1 підписуються головою і всіма членами спеціальної комісії протягом п’яти днів після оформлення матеріалів спеціального розслідування». Що означає «оформлення матеріалів»? Чи голова та члени спеціальної комісії мають підписувати акти за формою Н-5 і Н-1 тільки після їх затвердження?
Порядок діловодства у державних установах визначено Типовою інструкцією з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженій постановою КМУ від 30.11.2011 № 1242 (далі — Інструкція № 1242); у нотаріальній сфері — Правилами ведення нотаріального діловодства, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 22.12.2010 № 3253/5 (далі — Правила № 3253/5).
Нотаріальне діловодство включає, у тому числі, «складання, оформлення, реєстрацію, облік і виконання конторою, архівом, приватним нотаріусом документів по витребовуванню і наданню відомостей і (або) документів, необхідних для вчинення нотаріальної дії» (п. 2.4 розд. ІІ Правил № 3253/5).
Читайте на порталі
В Інструкції № 1242 загальні вимоги до створення документів визначені у розділі ІІ, організації документообігу та виконання документів — розділі ІІІ, складення номенклатури справ — розділі IV, оформлення документів, що виготовляють за допомогою друкувальних засобів, — у додатку 1. За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах установи відповідають їхні керівники (п. 4 розд. І).
Повертаючись до наведеного у першому абзаці статті прикладу та враховуючи вимоги діловодства, пункт 47 Порядку № 1232 можна тлумачити так: голова та члени спеціальної комісії мають підписувати акти за формою Н-5 і Н-1 після їх оформлення, тобто фіксування реквізитів службового документа — заповнення дати реквізиту «ЗАТВЕРДЖУЮ» з підписом керівника органу, яким утворено комісію зі спеціального розслідування. Але на практиці жоден керівник не поставить свій підпис під актом, не підписаним членами комісії.
Читайте повний текст статті з прикладами вживання термінів та додатками ТУТ
