У законодавстві ви не знайдете типової форми графіка відпусток. Тому радимо скористатися формою, яку експерти системи розробили відповідно до Закону про відпустки та погодили з Держпраці.
Щорічні додаткові відпустки: кому та як надають
Коли затвердити графік
Нормативний граничний термін, щоб затвердити графік відпусток на наступний рік, — 5 січня прийдешнього року (п. 20 Типових правил внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затверджених постановою Державного комітету СРСР з праці та соціальних питань від 20.07.1984 № 213; далі — Типові правила).
Однак зробити це варто не пізніше 15 грудня поточного року. Як скеровує закон «Про відпустки», працівника потрібно повідомити про початок відпустки за два тижні до її початку. Відповідно працівників, котрі братимуть відпустки в перших числах січня, потрібно попередити в середині грудня.
Структура графіка
Зверніть увагу на графи, які обов’язково мають бути в графіку:
- найменування структурного підрозділу;
- назва посади;
- прізвище, ім’я, по батькові;
- вид відпустки;
- робочий (календарний) рік, за який надаватимете відпустку;
- кількість календарних днів відпустки;
- період відпустки — конкретні дати початку і закінчення або місяці, в які почнеться і закінчиться відпустка;
- підпис працівника про ознайомлення;
- інформація про перенесення відпустки — підстава та нова дата;
- примітки.
Дізнайтеся, чи можна відкликати працівника із відпустки без збереження заробітної плати
Як затвердити графік
Керівник затверджує графік відпусток особисто або розпорядчим документом (гл. 6 розд. ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5; далі — Правила № 1000/5).
Перший варіант можливий, якщо до виконання цього графіка немає додаткових вказівок. Якщо ж важливо ознайомити з графіком відпусток, роздати керівникам структурних підрозділів витяги із графіка відпусток чи дати інші вказівки, потрібно затвердити цей графік наказом. Наказ про затвердження графіка відпусток належить до групи наказів із адміністративно-господарських питань.
Коли оформлятимете графік відпусток та наказ про затвердження графіка відпусток 2023, врахуйте норми ДСТУ 4163:2020, який діє з 01.09.2021. Або скористайтеся зразками, наведеними на початку статті, які вже розроблені відповідно до вимог цього стандарту.
Складений за нашим зразком графік відпусток вбереже вас від штрафу. За потреби ви можете адаптувати його до умов вашого підприємства.
