Для надання будь-якої відпустки необхідно видати наказ на відпустку. У статті наводимо два варіанти оформлення наказу на щорічну основну відпустку. Оберіть форму документа, який підходить саме вам.
Питання щодо надання відпусток регулюють Закон України від 15.11.1996 № 504/96-ВР(далі — Закон про відпустки) та Кодекс законів про працю України. Законодавство передбачає, що:
щорічну основну відпустку надають працівникам тривалістю не менш як 24 календарних дні за відпрацьований робочий рік, який відлічують з дня укладення трудового договору;
черговість надання відпусток визначають графіки, які затверджує власник або уповноважений ним орган за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації, і доводить до відома всіх працівників. При складанні графіків відпусток ураховують інтереси виробництва та особисті інтереси працівників;
конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і роботодавцем, який зобов'язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніше як за два тижні до встановленого графіком терміну.
Роботодавець може на прохання працівника поділити щорічну відпустку на частини будь-якої тривалості. При цьому основна безперервна її частина має становити не менше ніж 14 календарних днів.
Особливості надання відпустки у період дії воєнного стану
У період дії воєнного стану роботодавець може обмежити надання працівнику щорічної основної відпустки тривалістю 24 календарні дні за поточний робочий рік (ч. 1 ст. 12 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»від 15.03.2022 № 2136-IX; далі — Закон № 2136).
Можливість обмежити тривалість відпустки є правом роботодавця. Тому,надати щорічну основну відпустку працівнику за поточний робочий рік він може і повної тривалості.
Також Закон № 2136 передбачає, що у період дії воєнного стану роботодавець:
може відмовити працівнику у наданні будь-якого виду відпусток, якщо працівник залучений до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури, робіт з виробництва товарів оборонного призначення або до виконання мобілізаційного завдання (замовлення). Виняток — відпустки у зв’язку вагітністю та пологами та для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;
може відмовити працівнику у наданні невикористаних днів щорічної відпустки;
надавати будь-який вид відпустки понад 24 к. д. щорічної основної відпустки, без збереження заробітної плати. Надання невикористаних днів такої відпустки переносять на період після припинення або скасування воєнного стану. За рішенням роботодавця невикористані дні такої відпустки можуть надаватися без збереження заробітної плати.
Варто пам'ятати, що:
не використані в період дії воєнного стану дні відпустки мають бути надані працівникові після припинення або скасування воєнного стану;
у разі звільнення працівника в період дії воєнного стану йому виплачується грошова компенсація відповідно до Закону про відпустки.
Як оформити наказ про надання щорічної основної відпустки 2024
Наказ на відпустку можна оформити двома способами:
за типовою формою № П-3, затвердженою наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489;
за формою, відмінною від типової.
Зверніть увагу!
При оформленні наказу про надання щорічної відпустки за формою, відмінною від типової, необхідно зберегти всі основні показники, передбачені типовою формою та дотриматись вимог щодо оформлення організаційно-розпорядчих документів, визначених Національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (ДСТУ 4163:2020), який діє з 1 вересня 2021 року.
Наказ про надання відпустки належать до кадрових наказів тимчасового строку зберігання. Строк зберігання - 5 років. (ст. 16 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5).
Однак, якщо працівник працює у важких, чи шкідливих умовах праці, накази про надання відпусток усіх видів належать до групи наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання. Строк зберігання таких наказів — 75 років.
Рекомендований літерний індекс наказів про надання щорічних відпусток — к/тм; наказів про надання відпусток усіх видів працівникам із важкими та шкідливими умовами праці — к/тр.
