В законодательстве вы не найдете типичной формы графика отпусков. Поэтому рекомендуем вам воспользоваться формой, которую эксперты системы разработали в соответствии с Законом об отпусках и согласовали с Гоструда.
Ежегодные дополнительные отпуска: кому и как предоставляют
Когда утвердить график
Нормативный предельный срок, чтобы утвердить график отпусков на следующий год, — 5 января следующего года (п. 20 Типовых правил внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденных постановлением Государственного комитета СССР по труду и социальным вопросам от 20.07.1984 № 213; далее — Типовые правила).
Однако сделать это желательно не позже 15 декабря текущего года, ведь согласно закону «Об отпусках» работнику нужно сообщить о начале отпуска за две недели до его начала. Поэтому, чтобы соблюсти требования законодательства, работников, которые будут брать отпуска в первых числах января, нужно предупредить в середине декабря.
Структура графика
Обратите внимание на обязательные графы, которые должны быть в документе:
- наименование структурного подразделения;
- название должности;
- фамилия, имя, отчество;
- вид отпуска;
- рабочий (календарный) год, за который предоставляется отпуск;
- количество календарных дней отпуска;
- период отпуска – конкретные даты начала и окончания или месяцы, в которые начнется и закончится отпуск;
- подпись работника об ознакомлении;
- информация о переносе отпуска — основание и новая дата;
- примечания.
Узнайте, можно ли отозвать работника из отпуска без сохранения заработной платы
Как утвердить график
При утверждении графика отпусков нужно руководствоваться общими правилами делопроизводства, поскольку действующее законодательство не содержит требований относительно способа утверждения такого графика.
Руководитель утверждает график отпусков лично или распорядительным документом (гл. 6 разд. ІІ Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5; далее — Правила № 1000/5).
Первый вариант возможен, если для выполнения этого графика нет дополнительных указаний. Если же важно ознакомить с графиком отпусков, раздать руководителям структурных подразделений выдержки из графика отпусков или дать другие указания, нужно утвердить этот график приказом.
Когда будете оформлять график отпусков и приказ об утверждении графика отпусков 2023, учтите нормы ДСТУ 4163:2020, действующие с 01.09.2021. Или воспользуйтесь образцами, приведенными в начале статьи, которые разработаны в соответствии с требованиями этого стандарта.
Составленный по нашему образцу график отпусков убережет вас от штрафов. При необходимости вы можете адаптировать его к условиям вашего предприятия.
