Хочете запровадити електронний документообіг? Поради для вас!

Скористайтесь пам'яткою від Держпраці

Хочете запровадити електронний документообіг? Поради для вас!

Порядок впровадження електронного документообігу (ЕДО) в системі управління охороною праці затверджено наказом Мінекономіки від 28.10.2021 № 39-21. Він пропонує альтернативний спосіб обігу документів, ведення яких передбачено нормативно-правовими актами з охорони праці (НПАОП).

Як запровадити електронний документообіг у СУОП: практичні поради

Наразі роботодавці самі можуть обирати формат ведення справ (паперовий чи електронний).

Водночас у Держпраці закликали роботодавців скористатися саме новим механізмом для дерегуляції та цифровізації процесів. 

У відомстві надали такі поради щодо кроків, які необхідно здійснити роботодавцеві:

  1. оцінити готовність підприємства:
  2. визначити поточний стан документообігу;
  3. оцінити технічну інфраструктуру;
  4. обрати програмне забезпечення (підбір надійної платформи);
  5. навчити персонал (тренінги для працівників);
  6. впровадити систему (інтеграція ЕДО у щоденні процеси підприємства має відбуватися поступово);
  7. моніторити та покращувати систему ЕДО.

Акцентуючи на перевагах електронного документообігу, Держпраці наголосила на підвищенні продуктивності. Тут також озвучили інші переваги цифрового формату:

  • зручність (швидкий пошук, цілодобовий доступ, миттєвий обмін документами, простота та структурованість);
  • вигідність (зменшуються витрати на папір, фарбу для принтерів, доставку паперових документів тощо, а також зменшення витрат на зберігання документів);
  • вивільнення часу, який можна використати на виконання інших завдань;
  • оптимізація внутрішніх і зовнішніх комунікацій (всередині підприємства і з зовнішніми партнерами, спрощення обміну інформацією між замовником та підрядниками);
  • надійність у зберіганні документів (захист від втрати, пошкодження або несанкціонованого доступу);
  • дистанційний формат роботи (в умовах воєнних дій, пандемії, надзвичайного стану) та проведення навчання та інструктажів онлайн.

Джерело: Південно-Східне міжрегіональне управління Державної служби з питань праці

Статичний блок для новин

Статті за темою

Усі статті за темою

Знайомимося з нормативною базою з безпеки праці

Інженер з охорони праці не займається законотворчістю, однак опрацювання нормативної бази — складова його роботи. Він має знати, які існують нормативно-правові акти з охорони праці та як їх правильно застосовувати. Про основні нормативні документи з охорони праці — далі у статті.
23299

Акт службового розслідування порушень вимог безпеки

Після того, як комісія зі службового розслідування встановила причини, винних осіб і зміст порушень, вона складає акт службового розслідування. Скачайте Акт службового розслідування: зразок, розроблений експертом
7624

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді