Порядок впровадження електронного документообігу (ЕДО) в системі управління охороною праці затверджено наказом Мінекономіки від 28.10.2021 № 39-21. Він пропонує альтернативний спосіб обігу документів, ведення яких передбачено нормативно-правовими актами з охорони праці (НПАОП).
Як запровадити електронний документообіг у СУОП: практичні поради
Наразі роботодавці самі можуть обирати формат ведення справ (паперовий чи електронний).
Водночас у Держпраці закликали роботодавців скористатися саме новим механізмом для дерегуляції та цифровізації процесів.
У відомстві надали такі поради щодо кроків, які необхідно здійснити роботодавцеві:
- оцінити готовність підприємства:
- визначити поточний стан документообігу;
- оцінити технічну інфраструктуру;
- обрати програмне забезпечення (підбір надійної платформи);
- навчити персонал (тренінги для працівників);
- впровадити систему (інтеграція ЕДО у щоденні процеси підприємства має відбуватися поступово);
- моніторити та покращувати систему ЕДО.
Акцентуючи на перевагах електронного документообігу, Держпраці наголосила на підвищенні продуктивності. Тут також озвучили інші переваги цифрового формату:
- зручність (швидкий пошук, цілодобовий доступ, миттєвий обмін документами, простота та структурованість);
- вигідність (зменшуються витрати на папір, фарбу для принтерів, доставку паперових документів тощо, а також зменшення витрат на зберігання документів);
- вивільнення часу, який можна використати на виконання інших завдань;
- оптимізація внутрішніх і зовнішніх комунікацій (всередині підприємства і з зовнішніми партнерами, спрощення обміну інформацією між замовником та підрядниками);
- надійність у зберіганні документів (захист від втрати, пошкодження або несанкціонованого доступу);
- дистанційний формат роботи (в умовах воєнних дій, пандемії, надзвичайного стану) та проведення навчання та інструктажів онлайн.
Джерело: Південно-Східне міжрегіональне управління Державної служби з питань праці
