Вступний інструктаж проводять з усіма працівниками, яких беруть на постійну або тимчасову роботу, незалежно від їх освіти, стажу роботи та посади (пункт 6.3 Типового положення про порядок проведення навчання і перевірки знань з питань охорони праці, затвердженого наказом Держнаглядохоронпраці від 26.01.2005 № 15; далі — Типове положення). Запис про проведення вступного інструктажу заносять до Журналу реєстрації вступного інструктажу.
Особа, яка провела інструктаж, та проінструктований працівник мають поставити у журналі свої підписи. Якщо у журналі відсутній запис про проведення вступного інструктажу, контролюючі органи можуть визнати працівника таким, що не пройшов відповідного інструктажу. А це вважається порушенням законодавства про охорону праці.
Типовим положенням та іншими нормативними документами не передбачено порядку виправлення у журналі вступного інструктажу з охорони праці записів із помилкою. У такому разі можна вчинити так. Насамперед, поставити відмітку про вступний інструктаж у наказі про прийняття працівника на роботу.
Оскільки Типовим положенням встановлено, що сторінки журналів реєстрації інструктажів мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені печаткою, то вилучати аркуш з записом, у якому допущено помилку або де пропущено записи, не можна. Тому єдине можливе рішення у цій ситуації — внести пропущений запис після тих, які вже внесено. Тобто порядковий номер запису поставити наступний, а дату проведення інструктажу — правильну (яку зазначено у наказі про прийняття працівника на роботу). Хронологія записів, звичайно, буде порушена, проте головне, що записи будуть зрозумілими, а журнал охайним.
