Посадова інструкція: загальні вимоги

Посадові інструкції

Посадові інструкції — обов’язкові документи, що мають бути на кожному підприємстві. Їх розробляють для керівників, професіоналів, фахівців і технічних службовців. Відсутність інструкцій є порушенням законодавства про працю, за яке роботодавця притягнуть до відповідальності.

Посадова інструкція — це документ, що видається з метою регламентації організаційно-правового статусу працівника, його конкретних завдань та обов’язків, прав, відповідальності, забезпечує умови для його ефективної роботи. Для професій робітників розробляють робочі інструкції, в яких визначають конкретний перелік робочих обов’язків залежно від кваліфікації робітника.

Основою для розроблення посадових (робочих) інструкцій є Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників (ДКХП), який систематизовано за видами економічної діяльності. У ньому зібрано описи професій, наведених у Класифікаторі професій. У випусках ДКХП визначено перелік основних робіт, характерних для тої або іншої посади, виходячи зі встановленого у галузях економіки поділу і кооперації праці.

Якщо для певної професії кваліфікаційні характеристики ще не затверджено, при розробці посадової інструкції можна орієнтуйтеся на кваліфікаційні характеристики «споріднених» професій, використовувати описи відповідних професій у міжнародних системах професійної класифікації.

Строк дії посадових (робочих) інструкцій: чи встановлено законодавством

Розроблення посадових інструкцій

Посадові інструкції складають для працівників усіх посад, що зазначені у штатному розписі підприємства. Виняток можуть становити окремі керівники, правове положення яких визначено у статуті (положенні, трудовому договорі або контракті) підприємства або відповідного підрозділу, де зазначено основні завдання, обов’язки, права і відповідальність за виконання покладених на них функцій.

Проект посадової інструкції розробляє безпосередній керівник працівника, діяльність якого регламентуватиме цей документ. Але у деяких випадках посадову інструкцію розробляє сам працівник.

Під час розроблення посадових інструкцій забезпечують єдиний підхід до побудови, структури і викладення змісту розділів. У посадових інструкціях мають бути враховані конкретні завдання та обов’язки, функції, права, відповідальність працівників та особливості розподілу праці (системи управління), що діє на підприємстві.

Усі посадові інструкції на підприємстві мають бути взаємопов’язаними й не дублювати роботи працівників.

Що потрібно знати під час пандемії:

• Порядок надання допомоги особам, які можуть втратити доходи у період карантину
• Чи оштрафує Держпраці, якщо під час карантину працівники не проходили медогляди
• Алгоритм: Що робити, якщо був контакт із хворим на COVID-19

Оформлення та введення в дію посадових інструкцій

Обов’язкові реквізити посадової інструкції:

• назва підприємства;
• назва структурного підрозділу;
• назва виду документа — ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ;
• дата і номер;
• місце складання або видання (місцезнаходження підприємства).
• заголовок до тексту;
• гриф затвердження;
• текст;
• підпис;
• візи;
• відмітка про ознайомлення.

У правому куті першої сторінки посадової інструкції розташовують слово «Затверджую», підпис керівника про її затвердження, зазначають посаду, ініціали та прізвище керівника, а також дату затвердження.

Зверніть увагу! Щоб заощадити робочий час, керівник підприємства може делегувати ці повноваження іншій посадовій особі, наприклад: заступнику директора з кадрових питань, директору з управління персоналом.

Посадові інструкції після їх узгодження з юрисконсультом (за потреби — з іншими фахівцями підприємства) та затвердження керівником підприємства, доводять до відома працівника під підпис, про що у кінці посадової інструкції має бути зроблена відповідна позначка «З інструкцією ознайомлений», особистий підпис, ініціали, прізвище працівника та дата. Відмітку про ознайомлення в інструкції працівник проставляє під підписом керівника структурного підрозділу — розробника.

Роботодавець зобов’язаний ознайомлювати нових працівників із посадовими інструкціями до початку роботи за трудовим договором. Однак якщо інструкцію розроблено після прийняття працівника на роботу, його ознайомлюють у момент її введення

Зміст посадової інструкції

Текст посадової інструкції повинен мати вказівний характер, для чого доцільно використовувати чіткі формулювання зі словами: «повинен», «має право», «слід», «потрібно», «необхідно», «забороняється». Не дозволяється використовувати у тексті посадової інструкції формулювання зі словами: «можна», «не можна», «бажано», «не бажано», «рекомендовано» тощо.

Для повноцінного урегулювання трудових відносин, інструкція повинна містити такі тематичні розділи:

1. Загальні положення. Вказуються ключові відомості:

• посада особи;
• мета створення підрозділу;
• правове регулювання трудової діяльності працівника;
• організаційне підпорядкування тощо.

2. Завдання та обов’язки. У цьому підпункті слід чітко прописати конкретні завдання, що ставляться перед виконавцем, та особливості його роботи. Можна прописати показники або нормативи, за якими буде оцінюватись ефективність та результативність виробничої діяльності працівника.

3. Права. У цьому розділі визначається обсяг власних та делегованих прав, якими наділяється працівник, а також перелік питань, вирішення яких здійснюється працівником на власний розсуд.

4. Відповідальність. Розділ, в якому роботодавець визначає ступінь відповідальності та прописує санкції, що можуть накладатися на працівника у випадку недотримання останнім трудового розпорядку або неналежного виконання ним посадових обов’язків.

5. Розділ «Повинен знати». У цій частині інструкції доцільно визначити вимоги щодо знання робітником законодавчих актів і локальних документів компанії, які мають безпосередній вплив на його трудову діяльність.

6. Кваліфікаційні вимоги. Визначаються мінімальні стандарти, знання та вміння, якими повинен володіти працівник для успішного виконання своїх функціональних обов’язків.

7. Структурні взаємовідносини. Містить перелік службових взаємозв’язків робітника з колегами та іншими підрозділами компанії, налагодження яких є необхідним для досягнення виробничих результатів. У цьому розділі прописується:

• порядок взаємодії між підрозділами;
• терміни одержання та надання інформації;
• процедури погодження та затвердження документів.

8. Спеціалізація. Додатковий розділ, в якому можна описати:

• особливості посади;
• нетипові завдання та вимоги.

Охорона праці в посадових інструкціях

Чи потрібно вказувати у посадовій інструкції, хто проводить інструктажі з охорони праці, якими мають бути дії у разі нещасного випадку та інші питання з охорони праці? Чи оштрафують суб’єкт господарювання, якщо посадова інструкція на міститиме таких положень? Детальну відповідь на питання Чи вказувати у посадовій інструкції положення з охорони праці дає експерт Держпраці.

Внесення змін до посадових інструкцій

Зміни та доповнення до посадових інструкцій вносять на підставі наказу керівника підприємства. Так, наказ про внесення змін чи доповнень до посадової інструкції видається у разі перерозподілу обов’язків між працівниками у зв’язку зі скороченням чисельності, реорганізацією, раціональним розподілом праці.

До посадових інструкцій також вносяться відповідні зміни у разі зміни назви підприємства, його структурного підрозділу або якщо змінюється назва самої посади.

Посадові інструкції працівників, відповідальних за утримання джерел підвищеної небезпеки

На виконання приписів законодавства України про безпеку праці в компанії необхідно призначити осіб, відповідальних за використання небезпечного обладнання. Це, зокрема, працівники, відповідальні за:

• нагляд, утримання у справному стані та проведення робіт з вантажопідіймальними кранами;
• нагляд, утримання та експлуатацію устаткування, що працює під тиском;
• безпечну експлуатацію електрогосподарства;
• організацію робіт з технічного обслуговування та ремонту ліфтів;
• технічний стан і експлуатацію газового господарства;
• експлуатацію устаткування теплових інструментів і мереж.

Під час складання посадових інструкцій треба враховувати приписи галузевих інструкцій з технічної експлуатації. Тому, стандартний текст інструкції слід доповнювати специфічними завданнями та обов’язками, що належать до компетенції певних працівників.

Пам’ятайте, відсутність інструкцій інспектор з праці та суд кваліфікують як порушення законодавства про працю.