Посадова інструкція: загальні вимоги

Посадові інструкції на підприємстві

Для керівників, професіоналів, фахівців і технічних службовців розробляють посадові інструкції (абз. 2 п. 6 Загальних положень розд. 1 Вип. 1 «Професії працівників, що є загальними для всіх видів економічної діяльності» Довідника кваліфікаційних характеристик професій працівників (далі — ДКХП), затвердженого наказом Мінпраці від 29.12.2004 № 336), для інших категорій працівників — робочі.

Посадова інструкція забезпечує умови для ефективної роботи працівника. Це документ, який:

• має юридичну силу та сприяє правовому захисту на пiдприємствi, в установi, органiзацiї;
• регулює органiзацiйно-правовий статус працiвникiв;
• визначає завдання та обов’язки працiвникiв, їхні права, повноваження, вiдповiдальнiсть, знання і квалiфiкацiю.

Порядок розроблення посадових iнструкцiй слід визначати в локальному нормативному актi підприємства — положенні, стандарті тощо.

Які вимоги до посадових інструкцій працівників

Для того, щоб зрозуміти до якої категорії належить посада (робота), дивляться на першу цифру коду професії за Класифікатором професій ДК 003:2010 «Класифікатор професій», затвердженим наказом Держспоживстандарту від 28.07.2010 № 327 (далі — Класифікатор професій, КП).

Для професій, коди яких починаються з 1—4, — посадові інструкції, а з 5—9 — робочі інструкції.

Посадові інструкції мають бути на кожному підприємстві.  За їх відсутність роботодавця притягнуть до відповідальності: суд кваліфікує це як порушення законодавства про працю.

Читайте в системі Експертус охорона праці:

• Чи має право роботодавець встановити необмежену кількість надурочних годин у період воєнного стану

Розроблення посадових інструкцій

Основою для розроблення посадових (робочих) інструкцій є Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників, який систематизовано за видами економічної діяльності. У ньому зібрано описи професій, наведених у Класифікаторі професій. У випусках ДКХП визначено перелік основних робіт, характерних для тої або іншої посади, виходячи зі встановленого у галузях економіки поділу і кооперації праці.

Якщо для певної професії кваліфікаційні характеристики ще не затверджено, при розробці посадової інструкції можна орієнтуйтуватися на кваліфікаційні характеристики «споріднених» професій, використовувати описи відповідних професій у міжнародних системах професійної класифікації.

Посадові інструкції складають для працівників усіх посад, що зазначені у штатному розписі підприємства. Якщо штатним розписом передбачено кілька штатних одиниць за посадою, то розробляють одну посадову інструкцію на посаду.

Виняток — окремі керівники, правове положення яких визначено у статуті (положенні, трудовому договорі або контракті) підприємства або відповідного підрозділу, де зазначені основні завдання, обов’язки, права і відповідальність за виконання покладених на них функцій.

За необхідності завдання та обов’язки, що включені до типової кваліфікаційної характеристики певної посади, можуть бути розподілені між окремими виконавцями або коло завдань та обов’язків окремих працівників може бути розширене з дорученням їм робіт, передбачених для різних груп посад, рівних за складністю, виконання яких не потребує іншої спеціальності (кваліфікації).

 Чи потрібне Положення про розробку інструкцій на підприємстві

Зазвичай проєкт посадової (робочої) інструкції розробляє безпосередній керівник працівника, діяльність якого регламентує цей документ, і подає його на погодження до юридичної служби (юрисконсульта) і/або кадрової служби підприємства.

Під час розроблення посадових інструкцій забезпечують єдиний підхід до побудови, структури і викладення змісту розділів. У посадових інструкціях мають бути враховані конкретні завдання та обов’язки, функції, права, відповідальність працівників та особливості розподілу праці (системи управління), що діє на підприємстві.

Посадові інструкції мають бути взаємопов’язаними, щоб не допускати дублювання у роботі працівників, і можуть містити основні питання, пов’язані з безпекою праці.

Введення в дію інструкцій

Посадові інструкції погоджують з юрисконсультом чи фахівцем з правових питань (за потреби — з іншими фахівцями підприємства, наприклад з інженером з охорони праці). Документ підписує керівник структурного підрозділу, до якого належить працівник, що обіймає зазначену в інструкції посаду, і затверджує керівник підприємства (Рекомендації щодо складення і оформлення посадової інструкції Збірника уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленого протоколом Методичної комісії Держкомархівів від 20.06.2006 № 3).

Після цього інструкції доводять до відома працівника під підпис, про що у кінці посадової інструкції має бути зроблена відповідна позначка «З інструкцією ознайомлений», особистий підпис, ініціали, прізвище працівника та дата. Відмітку про ознайомлення в інструкції працівник проставляє під підписом керівника структурного підрозділу — розробника.

Роботодавець зобов’язаний ознайомлювати нових працівників із посадовими інструкціями до початку роботи за трудовим договором. Однак якщо інструкцію розроблено після прийняття працівника на роботу, його ознайомлюють у момент її введення.

Які вимоги до оформлення посадових інструкцій

Складаючи посадові інструкції, використовують Класифікатор професій, кваліфікаційні характеристики професій, вміщені до ДКХП, а також:

• рекомендації до складання посадової інструкції;
• організаційні документи підприємства;
• колективний договір (статут);
• правила внутрішнього трудового розпорядку.

Правила діловодства передбачають єдиний підхід до побудови тексту як посадових, так і робочих інструкцій. Однак типової форми інструкції не існує, натомість є уніфікована. Її визначає Збірник уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, схваленим протоколом Методичної комісії Держкомархівів від 20.06.2006 № 3 (далі — Збірник уніфікованих форм ОРД).

Обов’язкові реквізити посадової інструкції:

• назва підприємства;
• назва структурного підрозділу;
• назва виду документа — ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ;
• дата і номер;
• місце складання або видання (місцезнаходження підприємства).
• заголовок до тексту;
• гриф затвердження;
• текст;
• підпис;
• візи;
• відмітка про ознайомлення.

У правому куті першої сторінки посадової інструкції розташовують слово «Затверджую», підпис керівника про її затвердження, зазначають посаду, ініціали та прізвище керівника, а також дату затвердження.

Зверніть увагу! Керівник підприємства може делегувати ці повноваження іншій посадовій особі, наприклад: заступнику директора з кадрових питань, директору з управління персоналом.

Для оформлення інструкцій використовують загальні бланки підприємства.

Дізнайтеся більше про Інформаційні ресурси з охорони праці_Система



Перейти до відео

Зміст посадової інструкції

Текст посадової інструкції повинен мати вказівний характер, для чого доцільно використовувати чіткі формулювання зі словами: «повинен», «має право», «слід», «потрібно», «необхідно», «забороняється». Не дозволяється використовувати у тексті посадової інструкції формулювання зі словами: «можна», «не можна», «бажано», «не бажано», «рекомендовано» тощо.

Для повноцінного урегулювання трудових відносин, інструкція повинна містити такі тематичні розділи:

1. Загальні положення. Вказуються ключові відомості:

• посада особи;
• мета створення підрозділу;
• правове регулювання трудової діяльності працівника;
• організаційне підпорядкування тощо.

2. Завдання та обов’язки. У цьому підпункті слід чітко прописати конкретні завдання, що ставляться перед виконавцем, та особливості його роботи. Можна прописати показники або нормативи, за якими буде оцінюватись ефективність та результативність виробничої діяльності працівника.

3. Права. У цьому розділі визначається обсяг власних та делегованих прав, якими наділяється працівник, а також перелік питань, вирішення яких здійснюється працівником на власний розсуд.

4. Відповідальність. Розділ, в якому роботодавець визначає ступінь відповідальності та прописує санкції, що можуть накладатися на працівника у випадку недотримання останнім трудового розпорядку або неналежного виконання ним посадових обов’язків.

5. Розділ «Повинен знати». У цій частині інструкції доцільно визначити вимоги щодо знання робітником законодавчих актів і локальних документів компанії, які мають безпосередній вплив на його трудову діяльність.

6. Кваліфікаційні вимоги. Визначаються мінімальні стандарти, знання та вміння, якими повинен володіти працівник для успішного виконання своїх функціональних обов’язків.

7. Структурні взаємовідносини. Містить перелік службових взаємозв’язків робітника з колегами та іншими підрозділами компанії, налагодження яких є необхідним для досягнення виробничих результатів. У цьому розділі прописується:

• порядок взаємодії між підрозділами;
• терміни одержання та надання інформації;
• процедури погодження та затвердження документів.

За необхідності може бути додатковий розділ «Спеціалізація», у якому зазначають дані про похідні назви посад, характеристики робіт, галузеву віднесеність тощо, які вказують на особливості застосування посади.

Як проводити інструктажі під час воєнного стану

Внесення змін до посадових інструкцій

Нормативні акти не зобов’язують роботодавця переглядати інструкції. Однак інструкції діють тривалий час і є інструментом організації праці. Тому доцільно періодично їх переглядати.

Необхідність переглядати чи вносити зміни до інструкцій може бути обумовлена такими причинами:

• зміна найменування підприємства чи структурного підрозділу;
• зміна організаційної структури;
• зміна штатного розпису;
• зміна положення про структурний підрозділ (зміна завдань структурного підрозділу);
• зміна чи доповнення обов’язків працівника, поява нових видів роботи, що призводять до перерозподілу посадових обов’язків у зв’язку зі зміною в організації виробництва та праці.

Зміни та доповнення до посадових інструкцій вносять на підставі наказу керівника підприємства.

Внесення змін до посадової інструкції відбувається за таким алгоритмом:

1. Особа, уповноважена пропонувати зміни до інструкції, подає письмові пропозиції керівнику кадрової служби. Він оцінює їх доцільність, висловлює свою думку керівнику підприємства, за необхідності організує розроблення і погодження змін.

2. Керівник кадрової служби визначає, чи призведуть зміни у інструкції до зміни обов’язків і трудової функції працівника, тобто, чи призведе це до зміни істотних умов праці.

3. Якщо зміни до інструкції спричинені змінами в організації виробництва і праці, що призвело до зміни істотних умов праці, попередьте працівника за два місяці (ч. 3 ст. 32 КЗпП).

3.1. Письмово повідомте працівника про майбутні зміни (уточнення) в інструкції. До повідомлення додайте проєкт нової інструкції. Повідомлення готуйте у двох примірниках: один — працівнику, другий залишиться в кадровій службі.

3.2. На примірнику кадрової служби працівник після ознайомлення з проєктом майбутньої інструкції фіксує згоду чи незгоду продовжувати роботу з новими обов’язками.

3.2.1. Якщо працівник незгоден продовжувати роботу в нових умовах, припиніть дію трудового договору за пунктом 6 статті 36 КЗпП з виплатою вихідної допомоги у розмірі середнього місячного заробітку (ст. 44 КЗпП).

3.2.2. Якщо працівник погоджується зі зміною обов’язків, підготуйте проєкт наказу. Згоду працівника вкажіть як підставу для видання наказу. Наказ зареєструйте у Журналі реєстрації наказів з основної діяльності. Відтак нова інструкція вводиться в дію.

4. Не попереджайте працівника за два місяці, але отримайте від нього згоду, якщо йдеться про уточнення завдань та обов’язків, оновлення переліку нормативних документів, якими працівник має керуватися в роботі, деталізацію узагальнених завдань, при цьому самі завдання та обов’язки не змінюються.

4.1. Уточнення інструкцій теж документують наказом.

Якщо на вас поклали невластиві вашій посаді обов’язки

ІРИНА ШКАРІВСЬКА Постійний автор статей та лектор вебінарів на теми законодавства про охорону праці

Чи може один фахівець відповідати одночасно за охорону праці, пожежну безпеку, цивільний захист?

Як захистити себе від надмірних обов’язків

Посадові інструкції працівників, відповідальних за експлуатацію об’єктів підвищеної небезпеки

На виконання приписів законодавства України про безпеку праці на підприємстві необхідно призначити осіб, відповідальних за використання небезпечного обладнання. Це, зокрема, працівники, відповідальні за:

• нагляд, утримання у справному стані та проведення робіт з вантажопідіймальними кранами;
• нагляд, утримання та експлуатацію устаткування, що працює під тиском;
• безпечну експлуатацію електрогосподарства;
• організацію робіт з технічного обслуговування та ремонту ліфтів;
• технічний стан і експлуатацію газового господарства;
• експлуатацію устаткування теплових інструментів і мереж.

Під час складання посадових інструкцій треба враховувати приписи галузевих інструкцій з технічної експлуатації. Тому, стандартний текст інструкції слід доповнювати специфічними завданнями та обов’язками, що належать до компетенції певних працівників.