Електронна трудова книжка: що варто знати?

ПІДПИСАТИСЯ НА НАШ TELEGRAM

За Законом України від 05.02.2021 №1217-ІХ «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» з 10 червня 2021 року в Україні офіційно діють електронні трудові книжки.

Електронна трудова книжка ‒ це цифровий аналог паперової трудової книжки. Її впровадили, щоб удосконалити облік трудової діяльності українців, зменшити паперовий документообіг і пов’язані з цим ризики втрати чи пошкодження документів.

В електронну трудову книжку вносяться відцифровані будь-які документи, що підтверджують страховий стаж. Перш за все, для цього необхідно мати скановані кольорові копії всіх сторінок трудової книжки у хронологічному порядку та інших документів, що підтверджують стаж, а саме:

• документи про здобуття освіти на денній формі навчання;

• свідоцтво про народження дитини (для жінок);

• військовий документ.

У разі втрати трудової: довідки, виписки з наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи.

Чи правомірні планові перевірки Держпраці в 2025 році

Катерина Хижняк експерт Експертус Охорона праці, Європейського співтовариства з ОП, сертифікований аудитор систем менеджменту професійного здоров’я та безпеки

До редакції журналу «Довідник спеціаліста з охорони праці» почали надходити звернення підприємств, які отримали листи від Держпраці про намір провести планову перевірку. Вони запитують, чи такі повідомлення правомірні та чи справді служба відновила планові перевірки. За офіційним роз’ясненням звернулися до Держпраці

Читати більше

Відскановану трудову книжку або інші документи, що посвідчують страховий стаж, можна подати через персональний кабінет на вебпорталі Пенсійного фонду.

Скан-копії повинні відповідати таким вимогам:

•  скан-копія повинна бути кольорова;
•  необхідно робити скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку;
•  скан-копії мають бути чіткі та відображати всі реквізити документа (назва документа, серійний номер, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника) та безпосередньо самі записи (рекомендована роздільна здатність при скануванні ‒ 300 dpi);
•  формат зображення має бути jpq або pdf;
•  розмір кожного файлу не має перевищувати 1Мб.

Електронні трудові книжки доступні в кабінеті на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України.

Щоб зайти до кабінету, необхідно авторизуватися одним із способів:

•  за кваліфікованим електронним підписом (КЕП), який можна отримати в Державній податковій службі, акредитованому центрі сертифікації ключів, а також у деяких банках: ПриватБанк, Укрсиббанк, ПУМБ, Альфа-Банк, Кредіт Агріколь Банк тощо;
• за логіном і паролем – для цього необхідно зареєструватися на порталі за допомогою коду, отриманого в територіальних органах ПФУ за наявності паспорта, реєстраційного номера облікової картки платника податків (РНОКПП) та відповідної заяви;
• через сервіс ID.GOV.UA, який передбачає ідентифікацію за Mobile ID або Bank ID;
• за допомогою Дія. Підпис.

Скановані копії паперових трудових книжок можуть подаватися як роботодавцем, так і самим працівником.

Джерело: ПФУ