Із 2026 року паперові трудові книжки стануть необов’язковими

Електронна трудова книжка — це цифровий аналог паперової трудової книжки. Вона діє в Україні з 10 червня 2021 року.

Держава передбачила п’ять років для плавного переходу на електронний облік трудових відносин (2021—2026). Оцифровані дані поступово вносяться до Реєстру застрахованих осіб. Із 2026 року паперові трудові стануть необов’язковими.

Дистанційна й надомна робота: виклики для служби охорони праці

Закон дозволяє вести паперову та електронну версії трудової книжки паралельно. Проте паперову трудову краще зберігати до 2026 року.

Електронна книжка дозволяє перевіряти онлайн інформацію про набутий стаж, записи про прийняття на роботу, переведення, звільнення тощо. 

До е-трудової можна додати всі документи, що підтверджують страховий стаж:

• трудову книжку — усі заповнені сторінки;
• документи про навчання — якщо навчання зараховується до стажу;
• свідоцтво про народження дитини — для жінок, яким до стажу зараховується період по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;
• військовий квиток — період служби підтверджується військовою частиною;
• інші документи, що підтверджують періоди роботи або страхового стажу.

Надайте інформацію про стаж до 2004 року до органів ПФУ:

• через сервісні центри ПФУ;
  або
• завантажте документи на вебпорталі ПФУ.

Корисні та актуальні матеріали для вас

• Електронний документообіг в системі управління охороною праці
• Як правильно заповнити й подати декларацію через Дію
• Чи подавати звіти з питань охорони праці у 2025 році

Як подати скан-копії документів 

Працівник або роботодавець можуть подати відскановану трудову книжку та інші документи онлайн через вебпортал Пенсійного фонду України (ПФУ):

1. Авторизуйтесь в особистому кабінеті на порталі ПФУ

2. Перейдіть у розділ «Комунікації з ПФУ».

3. Виберіть «Відомості про трудові відносини».

4. Завантажте скан-копії всіх необхідних документів.

Вимоги до скан-копій:

• кольорове зображення;
• чіткі сторінки у хронологічному порядку;
• видно всі реквізити: назва документа, номер, печатки, підписи;
• формат файлів: .jpg або .pdf;
• роздільна здатність: 300 dpi;
• розмір кожного файлу — не більше ніж 1 Мб.

Для того щоб перевірити, чи вже оцифрована трудова, авторизуйтеся в особистому кабінеті на вебпорталі ПФУ за допомогою кваліфікованого електронного підпису (KEП), системи електронної ідентифікації (ІD.GOV.UA) або через Дія Підпис.

У лівому боковому меню оберіть пункт «Електронна трудова книжка». Натисніть кнопку «Дані ЕТК». Виберіть вкладку «Відцифрована ЕТК».

Джерело: Урядовий портал