Як зберігати електронні документи: формат і строки

Організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів встановлює Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV (далі — Закон № 851).

Як застосовувати е-підпис в документації з охорони праці

Суб’єктами електронного документообігу є автор, підписувач, створювач електронної печатки, адресат і посередник, які набувають передбачених законом або договором прав і обов’язків у процесі електронного документообігу (ст. 1 Закону № 851).

Суб’єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях (ст. 13 Закону № 851).

Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації — не менше ніж передбачено для аналогічних паперових документів. Якщо технічно неможливо дотриматися цього:

• дублюйте документи на кількох носіях;
• періодично їх копіюйте;
• створіть паперову копію.

При копіюванні електронного документа з електронного носія обов’язково перевірте цілісність даних на ньому.

Більше актуальних матеріалів для вас

• Електронний документообіг в системі управління охороною праці
• Які документи з охорони праці можна вести в електронному вигляді
• Наказ про впровадження електронного документообігу з охорони праці

Обов’язкові вимоги до зберігання:

• подбайте, щоб інформація, що міститься в електронних документах, бутла доступною для її подальшого використання;
• забезпечте можливість відновити документ у початковому форматі— у якому він був створений, відправлений або одержаний;
• зберігайте інформацію, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

Щоб забезпечити додержання вимог щодо збереження електронних документів з накладеними на них електронними підписами чи печатками рекомендується використовувати довірчі електронні послуги відповідно до Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» від 05.10.2017 № 2155-VIII.

Створювати архіви електронних документів, подавати електронні документи до архівних установ України та зберігати їх в таких установах слід у порядку, визначеному законодавством.

Як зберігати типові документи, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, визначає наказ Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5.

 На період карантину та воєнного стану строки давності зупиняються, а строки зберігання документів автоматично подовжуються.

Джерело: ДПС