Основний документ, в якому зафіксовано трудову діяльність працівника, — це трудова книжка. На основі записів у трудовій книжці визначають як загальний стаж роботи, так і стаж роботи, який дає право на пільгову пенсію.
Щоб підтвердити стаж роботи зі шкідливими і важкими умовами праці, потрібно подати такі документи (пункт 10 Порядку застосування Списків № 1 і № 2 виробництв, робіт, професій, посад і показників при обчисленні стажу роботи, що дає право на пенсію за віком на пільгових умовах, затвердженого наказом Мінпраці від 18.11.2005 № 383):
- трудову книжку, у якій мають бути записи про займану посаду і період виконуваної роботи;
- виписку (витяг) з наказу по закладу про проведення атестації на відповідному робочому місці;
- уточнюючу довідку (якщо у трудовій книжці відсутні відомості, за якими визначають право на пенсію за віком на пільгових умовах).
Довідка має містити відомості про:
- періоди роботи, що зараховуються до спеціального стажу;
- професію (посаду) працівника;
- характер виконуваної роботи;
- розділ, підрозділ, пункт, найменування Списків або їх номери, яких стосується конкретний період роботи;
- первинні документи за час виконання роботи, на підставі яких видана ця довідка.
Уточнюючу довідку видає підприємство, установа, організація або їх правонаступники. Якщо ж після ліквідації закладу не визначено правонаступників, то підтвердження періодів роботи, що дає право на пенсію на пільгових умовах, здійснюють комісії з питань підтвердження стажу роботи на посадах, що дають право на призначення пенсії на пільгових умовах. Такі комісії створюють при головних управліннях Пенсійного фонду України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі. Це положення закріплено у Порядку підтвердження періодів роботи, що зараховуються до трудового стажу для призначення пенсії на пільгових умовах або за вислугу років, затвердженому постановою правління Пенсійного фонду України від 10.11.2006 № 18-1.
Комісія розглядає заяви про підтвердження стажу роботи за бажанням заявника у його присутності або у присутності його законного представника, або представника, який діє на підставі нотаріально засвідченої довіреності.
Комісії приймають рішення про підтвердження чи відмову в підтвердженні стажу роботи та пізніше 5 робочих днів з дня його прийняття направляють до управління Пенсійного фонду України в районі, місті, районі у місті, а також повідомляють заявника про прийняте рішення.
