Оцифрування трудових книжок до 10 червня 2026 року: алгоритм для ФОП

14 жовтня 2025

Підпишіться на Telegram-канал Служба охорони праці. Новини! Оперативно й без зайвого шуму інформуємо про важливе

Автор

Інна Літвінова

редактор стрічки новин порталу «Служба охорони праці»

Щоб стаж працівника не загубився в майбутньому, ФОП має подати скани трудової книжки до ПФУ

До 10 червня 2026 року роботодавці зобов’язані подавати до Пенсійного фонду України (ПФУ) відомості про трудову діяльність працівників у вигляді сканованих копій паперових трудових книжок (Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» від 05.02.2021 № 1217-IX; далі — Закон). Процес оцифрування паперових трудових книжок є складником переходу до електронного обліку трудової діяльності.

Чи можна впровадити е-посвідчення з перевірки знань з ОП

Алгоритм для фізичної особи-підприємця (ФОП), щоб подати скановані копії трудових книжок найманих працівників:

Крок 1. Вхід до вебпорталу Пенсійного фонду

Зайти на офіційний сайт і натиснути кнопку «Вхід». Авторизація здійснюється за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) або Дія.Підпис.

У особистому кабінеті для роботодавця доступна вкладка «Кабінет страхувальника» — через неї ФОП може подавати документи щодо своїх працівників.

Дізнайтеся

Як застосовувати е-підпис в документації з охорони праці

Крок 2. Перехід до послуги з подання сканкопій

У меню обрати: Електронні послуги → Відомості про трудову діяльність → Подати скан-копії документів.

Тут відкривається форма, у якій потрібно внести дані працівника: прізвище, ім’я, по батькові та реєстраційний номер облікової платника податків (РНОКПП).

Крок 3. Завантаження документів

Додати відскановані копії трудової книжки працівника — усі сторінки, що містять записи про трудову діяльність. Файли мають бути у форматі PDF, JPG та достатньої якості для зчитування.

Крок 4. Підпис і відправлення

Після перевірки даних документ підписати електронним підписом ФОПа і відправити до ПФУ через вебпортал.

Крок 5. Контроль результату

Статус обробки поданих документів можна переглянути у розділі «Вхідні / Надіслані документи».

Після перевірки інформація про трудову діяльність працівника буде внесена до Реєстру застрахованих осіб, що гарантує її врахування при подальшому розрахунку пенсії.

Оцифрування трудових книжок забезпечує повноту даних про трудовий стаж працівника в електронній системі. У майбутньому, після запровадження механізму автоматичного призначення пенсій без звернення особи, всі відомості братимуться лише з електронних реєстрів. Якщо трудова книжка не буде оцифрована, частина стажу може не врахуватися, що вплине на розмір пенсії.