Должностная инструкция: общие требования
Должностные инструкции на предприятии
Для руководителей, профессионалов, специалистов и технических служащих разрабатывают должностные инструкции (абз. 2 п. 6 Общих положений разд. 1 вып. 1 «Профессии работников, общие для всех видов экономической деятельности» Справочника квалификационных характеристик профессий работников (далее – ГКХП), утвержденного приказом Минтруда от 29.12.2004 № 336), для других категорий работников — рабочие.
Должностная инструкция обеспечивает условия эффективной работы работника. Это документ, который:
- имеет юридическую силу и способствует правовой защите на предприятии, в учреждении, организации;
- регулирует организационно-правовой статус работников;
- определяет задачи и обязанности работников, их права, полномочия, ответственность, знания и квалификацию.
Порядок разработки должностных инструкций следует определять в локальном нормативном акте предприятия. положении, стандарте и т.п.
Какие требования к должностным инструкциям работников
Для того чтобы понять к какой категории принадлежит должность (работа), смотрят на первую цифру кода профессии по Классификатору профессий ГК 003:2010 «Классификатор профессий», утвержденному приказом Госпотребстандарта от 28.07.2010 № 327 (далее — Классификатор профессий, КП).
Для профессий, коды которых начинаются с 1—4, — должностные инструкции,
Должностные инструкции должны быть на каждом предприятии. За их отсутствие работодатели будут привлечены к ответственности: суд квалифицирует это как нарушение законодательства о труде.
Разработка должностных инструкций
Основой для разработки должностных (рабочих) инструкций является Справочник квалификационных характеристик профессий работников, систематизированный по видам экономической деятельности. В нем собраны описания профессий, приведенных в Классификаторе профессий. В выпусках ГКХП определен перечень основных работ, характерных для той или иной должности исходя из установленного в отраслях экономики разделения и кооперации труда.
Если для определенной профессии квалификационные характеристики еще не утверждены, при разработке должностной инструкции можно ориентироваться на квалификационные характеристики «родственных» профессий, использовать описания соответствующих профессий в международных системах профессиональной классификации.
Должностные инструкции составляют для работников всех должностей, указанных в штатном расписании предприятия. Если штатным расписанием предусмотрено несколько штатных единиц по должности,
Исключение — отдельные руководители, правовое положение
При необходимости задачи и обязанности, включенные в типовую квалификационную характеристику определенной должности, могут быть распределены между отдельными исполнителями. Круг задач и обязанностей отдельных работников также может быть расширен с поручением им работ, предусмотренных для различных групп должностей, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности (квалификации).
Нужно ли Положение о разработке инструкций на предприятии
Обычно проект должностной (рабочей) инструкции разрабатывает непосредственный руководитель работника, деятельность которого регламентирует этот документ, и представляет его на согласование в юридическую службу (юрисконсульту) и/или кадровую службу предприятия.
При разработке должностных инструкций обеспечивают единый подход к построению, структуре и изложению содержания разделов. В должностных инструкциях должны быть учтены конкретные задачи и обязанности, функции, права, ответственность работников и особенности разделения труда (системы управления), действующей на предприятии.
Должностные инструкции должны быть взаимосвязаны, чтобы не допускать дублирования в работе работников, и могут содержать основные вопросы, связанные с безопасностью труда.
Ввод в действие инструкций
Должностные инструкции согласовывают с юрисконсультом или специалистом по правовым вопросам (при необходимости с другими специалистами предприятия, например с инженером по охране труда). Документ подписывает руководитель структурного подразделения, к которому принадлежит работник, занимающий указанную в инструкции должность, и утверждает руководитель предприятия (Рекомендации по составлению и оформлению должностной инструкции Сборника унифицированных форм организационно-распорядительных документов, одобренного протоколом Методической комиссии Госкомархивов от 20.06.2006 № 3).
После этого инструкции доводят до сведения работника под подпись, о чем в конце должностной инструкции должна быть сделана соответствующая отметка «С инструкцией ознакомлен», личная подпись, инициалы, фамилия работника и дата. Отметку об ознакомлении в инструкции работник проставляет под подписью руководителя структурного подразделения — разработчика.
Работодатель обязан ознакомлять новых работников с должностными инструкциями до начала работы по трудовому договору. Однако если инструкция разработана после принятия работника на работу, его знакомят в момент ее введения.
Какие требования к оформлению должностных инструкций
Составляя должностные инструкции, используют Классификатор профессий, квалификационные характеристики профессий, помещенные в ГКХП, а также:
- рекомендации к составлению должностной инструкции;
- организационные документы предприятия;
- коллективный договор (устав);
- правила внутреннего трудового распорядка.
Правила делопроизводства предусматривают единый подход к построению текста как должностных,
Обязательные реквизиты должностной инструкции:
- название предприятия;
- название структурного подразделения;
- название вида документа — ДОЛЖОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ;
- дата и номер;
- место составления или издания (местонахождение предприятия).
- заголовок к тексту;
- гриф утверждение;
- текст;
- подпись;
- визы;
- отметка об ознакомлении.
В правом углу первой страницы должностной инструкции размещают слово «Утверждаю», подпись руководителя об ее утверждении, указывают должность, инициалы и фамилию руководителя, а также дату утверждения.
Обратите внимание! Руководитель предприятия может делегировать эти полномочия другому должностному лицу, например: заместителю директора по кадровым вопросам, директору по управлению персоналом.
Для оформления инструкций используют общие бланки предприятия.
Узнайте больше о Информационные ресурсы по охране труда_Система
Перейти до відео
Содержание должностной инструкции
Текст должностной инструкции должен носить указательный характер, для чего целесообразно использовать четкие формулировки со словами: «должен», «имеет право», «следует», «нужно», «необходимо», «запрещается». Не разрешается использовать в тексте должностной инструкции формулировки со словами: «можно», «нельзя», «желательно», «нежелательно», «рекомендовано» и т.д.
Для полноценного урегулирования трудовых отношений, инструкция должна содержать такие тематические разделы:
1. Общие положения. Указываются ключевые сведения:
- должность лица;
- цель создания подразделения;
- правовое регулирование трудовой деятельности работника;
- организационное подчинение и т. п.
2. Задания и обязанности. В этом разделе следует четко прописать конкретные задачи, стоящие перед исполнителем, и особенности его работы. Можно прописать показатели или нормативы, по которым будет оцениваться эффективность и результативность производственной деятельности работника.
3. Права. В этом разделе определяется объем собственных и делегированных прав, которыми наделяется работник, а также перечень вопросов которые работник может решать по своему усмотрению.
4. Ответственность. Раздел, в котором работодатель определяет степень ответственности и прописывает санкции, которые могут накладываться на работника в случае невыполнения последним трудового распорядка или ненадлежащего исполнения должностных обязанностей.
5. Раздел «Должен знать». В этой части инструкции целесообразно определить требования по знанию рабочим законодательных актов и локальных документов компании, имеющих непосредственное влияние на его трудовую деятельность.
6. Квалификационные требования. Определяются минимальные стандарты, знания и умения, которыми должен обладать работник для успешного выполнения своих функциональных обязанностей.
7. Структурные взаимоотношения. Содержит описание служебного взаимодействия рабочего с коллегами и другими подразделениями компании, налаживание которого необходимо для достижения производственных результатов. В этом разделе прописывается:
- порядок взаимодействия между подразделениями;
- сроки получения и предоставления информации;
- процедуры согласования и утверждения документов.
В случае необходимости может быть дополнительный раздел «Специализация», в котором указывают данные о производных названия должностей, характеристиках работ, отраслевую отнесенность и т.п., которые указывают на особенности применения должности.
Как проводить инструктажи во время военного положения
Внесение изменений в должностные инструкции
Нормативные акты не обязывают работодателя пересматривать инструкции. Однако инструкции действуют длительное время и являются инструментом организации труда. Поэтому целесообразно периодически их пересматривать.
Необходимость пересматривать или вносить изменения в инструкции может быть обусловлена такими причинами:
- изменение наименования предприятия или структурного подразделения;
- изменение организационной структуры;
- смена штатного расписания;
- изменение положения о структурном подразделении (изменение задач структурного подразделения);
- изменение или дополнение обязанностей работника, появление новых видов работы, приводящих к перераспределению должностных обязанностей
в связи с изменением организации производства и труда.
Изменения и дополнения к должностным инструкциям вносят на основании приказа руководителя предприятия.
Внесение изменений в должностную инструкцию происходит по такому алгоритму:
1. Лицо, уполномоченное предлагать изменения к инструкции, подает письменные предложения руководителю кадровой службы. Он оценивает их целесообразность, выражает свое мнение руководителю предприятия, при необходимости организует разработку и согласование изменений.
2. Руководитель кадровой службы определяет, приведут ли изменения в инструкции к изменениям обязанностей и трудовой функции работника, то есть, приведет ли это к изменениям существенных условий труда.
3. Если изменения к инструкции вызваны изменениями в организации производства и труда, что привело к изменению существенных условий труда, предупредите работника за два месяца (ч. 3 ст. 32 КЗоТ).
3.1. Письменно сообщите работнику о грядущих изменениях (уточнении) в инструкции. К сообщению добавьте проект новой инструкции. Сообщения готовьте в двух экземплярах: один — работнику, второй останется в кадровой службе.
3.2. На экземпляре кадровой службы работник после ознакомления с проектом будущей инструкции фиксирует согласие или несогласие продолжать работу по новым обязанностям.
3.2.1. Если работник не согласен продолжать работу в новых условиях, прекратите действие трудового договора по пункту 6 статьи 36 КЗоТ с выплатой выходного пособия в размере среднего месячного заработка (ст. 44 КЗоТ).
3.2.2. Если работник соглашается с изменением обязанностей, подготовьте проект приказа. Согласие работника укажите как основание для издания приказа. Приказ зарегистрируйте в журнале регистрации приказов по основной деятельности. Теперь новая инструкция вводится в действие.
4. Не предупреждайте работника за два месяца, но получите от него согласие, если речь идет об уточнении задач и обязанностей, обновлении перечня нормативных документов, которыми работник должен руководствоваться в работе, детализации обобщенных задач, при том, что сами задачи и не изменяются.
4.1. Уточнение инструкций тоже документируют приказом.
Должностные инструкции работников, ответственных за содержание источников повышенной опасности
Во исполнение предписаний законодательства Украины о безопасности труда в компании необходимо назначить лиц, ответственных за использование опасного оборудования. Это, в частности, работники отвественные за:
- надзор, содержание в исправном состоянии кранов, а также за проведение работ по перемещению грузов кранами;
- надзор, содержание и эксплуатацию оборудования, работающего под давлением;
- безопасную эксплуатацию электрохозяйства;
- организацию работ по техническому обслуживанию и ремонту лифтов;
- техническое состояние и эксплуатацию газового хозяйства;
- эксплуатацию оборудования тепловых инструментов и сетей.
При составлении должностных инструкций надо учитывать предписания отраслевых инструкций по технической эксплуатации. Поэтому, стандартный текст инструкции следует дополнять специфическими задачами и обязанностями, относящимися к компетенции определенных работников.