Должностная инструкция: общие требования

Должностные инструкции на предприятии

Для руководителей, профессионалов, специалистов и технических служащих разрабатывают должностные инструкции (абз. 2 п. 6 Общих положений разд. 1 вып. 1 «Профессии работников, общие для всех видов экономической деятельности» Справочника квалификационных характеристик профессий работников (далее – ГКХП), утвержденного приказом Минтруда от 29.12.2004 № 336), для других категорий работников — рабочие.

Должностная инструкция обеспечивает условия эффективной работы работника. Это документ, который:

• имеет юридическую силу и способствует правовой защите на предприятии, в учреждении, организации;
• регулирует организационно-правовой статус работников;
• определяет задачи и обязанности работников, их права, полномочия, ответственность, знания и квалификацию.

Порядок разработки должностных инструкций следует определять в локальном нормативном акте предприятия. положении, стандарте и т.п.

Какие требования к должностным инструкциям работников

Для того чтобы понять к какой категории принадлежит должность (работа), смотрят на первую цифру кода профессии по Классификатору профессий ГК 003:2010 «Классификатор профессий», утвержденному приказом Госпотребстандарта от 28.07.2010 № 327 (далее — Классификатор профессий, КП).

Для профессий, коды которых начинаются с 1—4, — должностные инструкции, а с 5—9 —рабочие инструкции.

Должностные инструкции должны быть на каждом предприятии.  За их отсутствие работодатели будут привлечены к ответственности: суд квалифицирует это как нарушение законодательства о труде.

Читайте в системе Експертус охорона праці:

• Имеет ли право работодатель установить неограниченное количество сверхурочных часов в период военного положения

Разработка должностных инструкций

Основой для разработки должностных (рабочих) инструкций является Справочник квалификационных характеристик профессий работников, систематизированный по видам экономической деятельности. В нем собраны описания профессий, приведенных в Классификаторе профессий. В выпусках ГКХП определен перечень основных работ, характерных для той или иной должности исходя из установленного в отраслях экономики разделения и кооперации труда.

Если для определенной профессии квалификационные характеристики еще не утверждены, при разработке должностной инструкции можно ориентироваться на квалификационные характеристики «родственных» профессий, использовать описания соответствующих профессий в международных системах профессиональной классификации.

Должностные инструкции составляют для работников всех должностей, указанных в штатном расписании предприятия. Если штатным расписанием предусмотрено несколько штатных единиц по должности, то разрабатывают одну должностную инструкцию на должность.

Исключение — отдельные руководители, правовое положение которых определено в уставе (положении, трудовом договоре или контракте) предприятия или соответствующего подразделения, где указаны основные задачи, обязанности, права и ответственность за выполнение возложенных на них функций.

При необходимости задачи и обязанности, включенные в типовую квалификационную характеристику определенной должности, могут быть распределены между отдельными исполнителями. Круг задач и обязанностей отдельных работников также может быть расширен с поручением им работ, предусмотренных для различных групп должностей, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности (квалификации).

 Нужно ли Положение о разработке инструкций на предприятии

Обычно проект должностной (рабочей) инструкции разрабатывает непосредственный руководитель работника, деятельность которого регламентирует этот документ, и представляет его на согласование в юридическую службу (юрисконсульту) и/или кадровую службу предприятия.

При разработке должностных инструкций обеспечивают единый подход к построению, структуре и изложению содержания разделов. В должностных инструкциях должны быть учтены конкретные задачи и обязанности, функции, права, ответственность работников и особенности разделения труда (системы управления), действующей на предприятии.

Должностные инструкции должны быть взаимосвязаны, чтобы не допускать дублирования в работе работников, и могут содержать основные вопросы, связанные с безопасностью труда.

Ввод в действие инструкций

Должностные инструкции согласовывают с юрисконсультом или специалистом по правовым вопросам (при необходимости с другими специалистами предприятия, например с инженером по охране труда). Документ подписывает руководитель структурного подразделения, к которому принадлежит работник, занимающий указанную в инструкции должность, и утверждает руководитель предприятия (Рекомендации по составлению и оформлению должностной инструкции Сборника унифицированных форм организационно-распорядительных документов, одобренного протоколом Методической комиссии Госкомархивов от 20.06.2006 № 3).

После этого инструкции доводят до сведения работника под подпись, о чем в конце должностной инструкции должна быть сделана соответствующая отметка «С инструкцией ознакомлен», личная подпись, инициалы, фамилия работника и дата. Отметку об ознакомлении в инструкции работник проставляет под подписью руководителя структурного подразделения — разработчика.

Работодатель обязан ознакомлять новых работников с должностными инструкциями до начала работы по трудовому договору. Однако если инструкция разработана после принятия работника на работу, его знакомят в момент ее введения.

Какие требования к оформлению должностных инструкций

Составляя должностные инструкции, используют Классификатор профессий, квалификационные характеристики профессий, помещенные в ГКХП, а также:

• рекомендации к составлению должностной инструкции;
• организационные документы предприятия;
• коллективный договор (устав);
• правила внутреннего трудового распорядка.

Правила делопроизводства предусматривают единый подход к построению текста как должностных, так и рабочих инструкций. Типовой формы инструкции не существует, однако есть унифицированная. Ее определяет Сборник унифицированных форм организационно-распорядительных документов, одобренных протоколом Методической комиссии Госкомархивов от 20.06.2006 № 3 (далее — Сборник унифицированных форм ОРД).

Обязательные реквизиты должностной инструкции:

• название предприятия;
• название структурного подразделения;
• название вида документа — ДОЛЖОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ;
• дата и номер;
• место составления или издания (местонахождение предприятия).
• заголовок к тексту;
• гриф утверждение;
• текст;
• подпись;
• визы;
• отметка об ознакомлении.

В правом углу первой страницы должностной инструкции размещают слово «Утверждаю», подпись руководителя об ее утверждении, указывают должность, инициалы и фамилию руководителя, а также дату утверждения.

Обратите внимание! Руководитель предприятия может делегировать эти полномочия другому должностному лицу, например: заместителю директора по кадровым вопросам, директору по управлению персоналом.

Для оформления инструкций используют общие бланки предприятия.

Узнайте больше о Информационные ресурсы по охране труда_Система



Перейти до відео

Содержание должностной инструкции

Текст должностной инструкции должен носить указательный характер, для чего целесообразно использовать четкие формулировки со словами: «должен», «имеет право», «следует», «нужно», «необходимо», «запрещается». Не разрешается использовать в тексте должностной инструкции формулировки со словами: «можно», «нельзя», «желательно», «нежелательно», «рекомендовано» и т.д.

Для полноценного урегулирования трудовых отношений, инструкция должна содержать такие тематические разделы:

1. Общие положения. Указываются ключевые сведения:

• должность лица;
• цель создания подразделения;
• правовое регулирование трудовой деятельности работника;
• организационное подчинение и т. п.

2. Задания и обязанности. В этом разделе следует четко прописать конкретные задачи, стоящие перед исполнителем, и особенности его работы. Можно прописать показатели или нормативы, по которым будет оцениваться эффективность и результативность производственной деятельности работника.

3. Права. В этом разделе определяется объем собственных и делегированных прав, которыми наделяется работник, а также перечень вопросов которые работник может решать по своему усмотрению.

4. Ответственность. Раздел, в котором работодатель определяет степень ответственности и прописывает санкции, которые могут накладываться на работника в случае невыполнения последним трудового распорядка или ненадлежащего исполнения должностных обязанностей.

5. Раздел «Должен знать». В этой части инструкции целесообразно определить требования по знанию рабочим законодательных актов и локальных документов компании, имеющих непосредственное влияние на его трудовую деятельность.

6. Квалификационные требования. Определяются минимальные стандарты, знания и умения, которыми должен обладать работник для успешного выполнения своих функциональных обязанностей.

7. Структурные взаимоотношения. Содержит описание служебного взаимодействия рабочего с коллегами и другими подразделениями компании, налаживание которого необходимо для достижения производственных результатов. В этом разделе прописывается:

• порядок взаимодействия между подразделениями;
• сроки получения и предоставления информации;
• процедуры согласования и утверждения документов.

В случае необходимости может быть дополнительный раздел «Специализация», в котором указывают данные о производных названия должностей, характеристиках работ, отраслевую отнесенность и т.п., которые указывают на особенности применения должности.

Как проводить инструктажи во время военного положения

Внесение изменений в должностные инструкции

Нормативные акты не обязывают работодателя пересматривать инструкции. Однако инструкции действуют длительное время и являются инструментом организации труда. Поэтому целесообразно периодически их пересматривать.

Необходимость пересматривать или вносить изменения в инструкции может быть обусловлена ​​такими причинами:

• изменение наименования предприятия или структурного подразделения;
• изменение организационной структуры;
• смена штатного расписания;
• изменение положения о структурном подразделении (изменение задач структурного подразделения);
• изменение или дополнение обязанностей работника, появление новых видов работы, приводящих к перераспределению должностных обязанностей в связи с изменением организации производства и труда.

Изменения и дополнения к должностным инструкциям вносят на основании приказа руководителя предприятия.

Внесение изменений в должностную инструкцию происходит по такому алгоритму:

1. Лицо, уполномоченное предлагать изменения к инструкции, подает письменные предложения руководителю кадровой службы. Он оценивает их целесообразность, выражает свое мнение руководителю предприятия, при необходимости организует разработку и согласование изменений.

2. Руководитель кадровой службы определяет, приведут ли изменения в инструкции к изменениям обязанностей и трудовой функции работника, то есть, приведет ли это к изменениям существенных условий труда.

3. Если изменения к инструкции вызваны изменениями в организации производства и труда, что привело к изменению существенных условий труда, предупредите работника за два месяца (ч. 3 ст. 32 КЗоТ).

3.1. Письменно сообщите работнику о грядущих изменениях (уточнении) в инструкции. К сообщению добавьте проект новой инструкции. Сообщения готовьте в двух экземплярах: один  — работнику, второй останется в кадровой службе.

3.2. На экземпляре кадровой службы работник после ознакомления с проектом будущей инструкции фиксирует согласие или несогласие продолжать работу по новым обязанностям.

3.2.1. Если работник не согласен продолжать работу в новых условиях, прекратите действие трудового договора по пункту 6 статьи 36 КЗоТ с выплатой выходного пособия в размере среднего месячного заработка (ст. 44 КЗоТ).

3.2.2. Если работник соглашается с изменением обязанностей, подготовьте проект приказа. Согласие работника укажите как основание для издания приказа. Приказ зарегистрируйте в журнале регистрации приказов по основной деятельности. Теперь новая инструкция вводится в действие.

4. Не предупреждайте работника за два месяца, но получите от него согласие, если речь идет об уточнении задач и обязанностей, обновлении перечня нормативных документов, которыми работник должен руководствоваться в работе, детализации обобщенных задач, при том, что сами задачи и не изменяются.

4.1. Уточнение инструкций тоже документируют приказом.

Если на вас возложили несвойственные вашей должности обязанности

Ірина Шкарівська Постоянный автор статей и лектор вебинаров по темам законодательства об охране труда

Может ли один специалист отвечать одновременно за охрану труда, пожарную безопасность, гражданскую защиту?

Как защитить себя от чрезмерных обязанностей

Должностные инструкции работников, ответственных за содержание источников повышенной опасности

Во исполнение предписаний законодательства Украины о безопасности труда в компании необходимо назначить лиц, ответственных за использование опасного оборудования. Это, в частности, работники отвественные за:

• надзор, содержание в исправном состоянии кранов, а также за проведение работ по перемещению грузов кранами;
• надзор, содержание и эксплуатацию оборудования, работающего под давлением;
• безопасную эксплуатацию электрохозяйства;
• организацию работ по техническому обслуживанию и ремонту лифтов;
• техническое состояние и эксплуатацию газового хозяйства;
• эксплуатацию оборудования тепловых инструментов и сетей.

При составлении должностных инструкций надо учитывать предписания отраслевых инструкций по технической эксплуатации. Поэтому, стандартный текст инструкции следует дополнять специфическими задачами и обязанностями, относящимися к компетенции определенных работников.